Documenti (aggiunta/indicizzazione)

Indicizzare un documento è un processo semplice: lo si aggiunge all'Intray, si seleziona il tipo di documento corretto e si aggiungono i tag.

My Intray

L'Intray è il luogo in cui i documenti vengono aggiunti prima dell'indicizzazione. Dall'Intray è inoltre possibile unire o dividere i documenti PDF.

Layout dell'Intray

1. My Intray
   Fate clic su questa icona nel menu di navigazione a sinistra per visualizzare il vostro Intray.

2. General Dropzone
   Rilasciate qui i file per aggiungere documenti al vostro Intray.

3. Menu dell'Intray

4. Other Intrays
   Fate clic su questa icona per visualizzare gli Intray di altri utenti. (Disponibile solo se si dispone dell'autorizzazione)

General Dropzone

Come rilasciare un file nella Dropzone
Aprite una cartella sul vostro PC/laptop e trascinate un file nella Dropzone.
È possibile trascinare anche le e-mail dai client di posta elettronica.

Tipi di file validi
AVI, BMP, CSV, DMD, DMF, DMM, DO, DOC, DOCX, EML, GIF, JPG, JPEG, MD, MPG, MSG, MOV, MP4, M4A, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX

Menu dell'Intray

1. My Dropzones
   Utilizzate le Dropzone personali se indicizzate regolarmente.
   Indicizzare da My Dropzones

2. Web page to Intray
   Converte una pagina web in un file PDF e lo aggiunge al vostro Intray.

3. Upload Files
   È un metodo alternativo alla Dropzone per caricare i file.

4. Refresh
   Aggiorna il contenuto del vostro Intray.

5. Thumbnail Size
   Consente di modificare le dimensioni dell'anteprima in miniatura degli elementi nel vostro Intray.

Altre funzionalità dell'Intray

I documenti aggiunti all'Intray vengono visualizzati come anteprime in miniatura. Facendo clic su una miniatura è possibile indicizzare il documento. Facendo clic con il pulsante destro su una miniatura sono disponibili le seguenti opzioni:

• Create folder
  Le cartelle sono utili per mantenere in ordine il vostro Intray.

• Send to
  I documenti possono essere inviati ad altri utenti o entità.

• Modifica/unione/divisione/rotazione/ridenominazione dei documenti
  Come modificare i documenti dell'Intray

• Delete

Come indicizzare un documento

Indicizzare da My Intray

1. Aggiungere il documento all'Intray
   (a) Trascinate il documento dal vostro laptop/PC e rilasciatelo nella DropZone generale
   oppure
   (b) Utilizzate l'opzione Upload File (nel menu dell'Intray)
   Il documento apparirà nella DropZone generale come anteprima in miniatura.

2. Aprire il documento
   (a) Fate doppio clic sull'anteprima in miniatura del documento
   oppure
   (b) Fate clic con il pulsante destro sulla miniatura e selezionate “Index Document”.

3. Selezionare il tipo di documento
   Dopo aver selezionato il tipo di documento, verranno visualizzati i tag relativi a quel tipo di documento.

4. Tag e indicizzazione
   Compilate i tag e fate clic sul pulsante “Index”. Il documento verrà indicizzato e rimosso dal vostro Intray.

Indicizzare da My Dropzones

1. Andare a My Dropzones
   Vedere la voce di menu My Dropzones

2. Aggiungere una zona (se necessario)
   Fate clic sul pulsante “Add Zone” e selezionate il tipo di documento. In My Dropzones verrà creato un riquadro con il nome del tipo di documento.

3. Rilasciare il documento nella zona
   Trascinate il documento dal vostro laptop/PC e rilasciatelo sul riquadro del tipo di documento. Il documento apparirà nell'area “Files to upload”.

4. Elaborare i file
   Fate clic sul pulsante “Process Files”: il file si aprirà con il tipo di documento e i campi dei tag corretti.

5. Tag e indicizzazione
   Compilate i tag e fate clic sul pulsante “Index”.

Come modificare i documenti dell'Intray

Prima di indicizzare un documento, è possibile modificarlo nell'Intray.

Modificare un documento PDF

1. Selezionare il documento
   Fate clic con il pulsante sinistro su un documento PDF.

2. Modificare
   Fate clic con il pulsante destro e selezionate “Edit”.

Opzioni di modifica

1. Eliminare una singola pagina.

2. Copiare una singola pagina.

3. Ruotare una singola pagina a sinistra.

4. Ruotare una singola pagina a destra.

5. Opzioni di rotazione ed eliminazione per tutte le pagine del documento.

6. Aggiungere un nuovo documento.

7. Trascinare una singola pagina da un documento a un altro.

Unire documenti PDF

1. Selezionare i documenti
   Selezionate due o più documenti PDF da unire.
   (a) Fate clic con il pulsante sinistro su un documento, quindi clic sinistro + Ctrl (Cmd su Mac) per selezionarne altri.
   oppure
   (b) Fate clic con il pulsante sinistro su un documento, tenete premuto Shift e fate clic con il pulsante sinistro su un altro per selezionare una sequenza di documenti.

2. Unire
   Fate clic con il pulsante destro e selezionate “Merge”.

Dividere un documento PDF

1. Selezionare il documento
   Fate clic con il pulsante sinistro su un documento PDF di più pagine.

2. Dividere
   Fate clic con il pulsante destro e selezionate “Split into single pages”.
   Verranno creati nuovi documenti PDF di una sola pagina.

Ruotare un documento PDF

1. Selezionare il documento
   Fate clic con il pulsante sinistro su un documento PDF.

2. Ruotare
   Fate clic con il pulsante destro e selezionate “Rotate Left” o “Rotate Right”.

Rinominare

1. Selezionare il documento
   Fate clic con il pulsante sinistro su un documento PDF.

2. Rinominare
   Fate clic con il pulsante destro e selezionate “Rename”.