Documenten (toevoegen/indexeren)

Een document indexeren is eenvoudig: u voegt het toe aan de Intray, selecteert het juiste documenttype en voegt tags toe.

My Intray

De Intray is de plek waar documenten worden toegevoegd voordat ze worden geïndexeerd. PDF-documenten kunnen vanuit de Intray ook worden samengevoegd of gesplitst.

Indeling van de Intray

1. My Intray
   Klik op dit pictogram in het linkernavigatiemenu om uw Intray te bekijken.

2. General Dropzone
   Zet hier bestanden neer om documenten aan uw Intray toe te voegen.

3. Intray-menu

4. Other Intrays
   Klik op dit pictogram om de Intrays van andere gebruikers te bekijken. (Alleen beschikbaar als u hiervoor rechten hebt.)

General Dropzone

Een bestand in de Dropzone neerzetten
Open een map op uw pc/laptop en sleep een bestand naar de Dropzone.
E-mails kunnen ook vanuit e-mailprogramma's worden gesleept.

Geldige bestandstypen
AVI, BMP, CSV, DMD, DMF, DMM, DO, DOC, DOCX, EML, GIF, JPG, JPEG, MD, MPG, MSG, MOV, MP4, M4A, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX

Intray-menu

1. My Dropzones
   Gebruik persoonlijke Dropzones als u regelmatig indexeert.
   Indexeren vanuit My Dropzones

2. Web page to Intray
   Hiermee wordt een webpagina omgezet in een PDF-bestand en aan uw Intray toegevoegd.

3. Upload Files
   Dit is een alternatieve manier om bestanden te uploaden in plaats van via de Dropzone.

4. Refresh
   Vernieuw de inhoud van uw Intray.

5. Thumbnail Size
   Hiermee wijzigt u de grootte van de miniatuurweergaven van items in uw Intray.

Overige functies van de Intray

Documenten die aan de Intray zijn toegevoegd, worden als miniatuurweergaven getoond. Klik op een miniatuur om te indexeren. Als u met de rechtermuisknop op een miniatuur klikt, hebt u de volgende opties:

• Create folder
  Mappen zijn handig om uw Intray overzichtelijk te houden.

• Send to
  Documenten kunnen naar andere gebruikers of entiteiten worden verzonden.

• Document bewerken/samenvoegen/splitsen/draaien/hernoemen
  Intray-documenten bewerken

• Delete

Een document indexeren

Indexeren vanuit My Intray

1. Document aan de Intray toevoegen
   (a) Sleep het document vanaf uw laptop/pc naar de algemene DropZone
   of
   (b) Gebruik de optie Upload File (in het Intray-menu)
   Het document verschijnt als miniatuurweergave in de algemene DropZone.

2. Document openen
   (a) Dubbelklik op de miniatuurweergave van het document
   of
   (b) Klik met de rechtermuisknop op de miniatuur en selecteer “Index Document”.

3. Documenttype selecteren
   Nadat u het documenttype hebt geselecteerd, verschijnen de tags voor dat documenttype.

4. Taggen en indexeren
   Vul de tags in en klik op de knop “Index”. Het document wordt geïndexeerd en uit uw Intray verwijderd.

Indexeren vanuit My Dropzones

1. Ga naar My Dropzones
   Zie het menu-item voor My Dropzones

2. Zone toevoegen (indien nodig)
   Klik op de knop “Add Zone” en selecteer het documenttype. Er wordt in My Dropzones een vak aangemaakt met de naam van het documenttype.

3. Document in de zone neerzetten
   Sleep het document vanaf uw laptop/pc en zet het neer op het vak van het documenttype. Het document verschijnt in het gebied “Files to upload”.

4. Bestanden verwerken
   Klik op de knop “Process Files”. Het bestand wordt geopend met het juiste documenttype en de bijbehorende tagvelden.

5. Taggen en indexeren
   Vul de tags in en klik op de knop “Index”.

Intray-documenten bewerken

Voordat u een document indexeert, kunt u het in de Intray bewerken.

PDF-document bewerken

1. Document selecteren
   Klik met de linkermuisknop op één PDF-document.

2. Bewerken
   Klik met de rechtermuisknop en selecteer “Edit”.

Bewerkingsopties

1. Eén pagina verwijderen.

2. Eén pagina kopiëren.

3. Eén pagina naar links draaien.

4. Eén pagina naar rechts draaien.

5. Opties voor draaien en verwijderen voor alle pagina's in het document.

6. Een nieuw document toevoegen.

7. Eén pagina van het ene document naar het andere slepen.

PDF-documenten samenvoegen

1. Documenten selecteren
   Selecteer twee of meer PDF-documenten die u wilt samenvoegen.
   (a) Klik met de linkermuisknop op één document en klik vervolgens met de linkermuisknop + Ctrl (Cmd op een Mac) om er meer te selecteren.
   of
   (b) Klik met de linkermuisknop op één document, houd Shift ingedrukt en klik vervolgens met de linkermuisknop op een ander document om een reeks documenten te selecteren.

2. Samenvoegen
   Klik met de rechtermuisknop en selecteer “Merge”.

PDF-document splitsen

1. Document selecteren
   Klik met de linkermuisknop op één PDF-document met meerdere pagina's.

2. Splitsen
   Klik met de rechtermuisknop en selecteer “Split into single pages”.
   Hiermee worden nieuwe PDF-documenten van één pagina aangemaakt.

PDF-document draaien

1. Document selecteren
   Klik met de linkermuisknop op één PDF-document.

2. Draaien
   Klik met de rechtermuisknop en selecteer “Rotate Left” of “Rotate Right”.

Naam wijzigen

1. Document selecteren
   Klik met de linkermuisknop op één PDF-document.

2. Naam wijzigen
   Klik met de rechtermuisknop en selecteer “Rename”.