Documenten (zoeken)

Er zijn drie manieren om naar documenten te zoeken.

1. Zoeken op tags

2. Globaal zoeken

3. Zoeken op document-ID

Zoeken op tags

Met zoeken op tags vindt u documenten op basis van het documenttype, eventueel met tagfilters.

Instructies

1. Klik op het zoekpictogram

2. Klik op het tagpictogram

3. Selecteer het documenttype
   Hierdoor veranderen de tagopties onder de zoekknop.

4. Klik op de zoekknop

Zoekopties

Voordat u de zoekopdracht uitvoert, kunt u de resultaten filteren met de zoekopties.

• Entity
  In een omgeving met meerdere entiteiten kunt u één entiteit of alle entiteiten selecteren.

• Maximum number of search results
  Als u het aantal resultaten verkleint, verloopt de zoekopdracht sneller.

• Tags
  Voeg een zoekvoorwaarde toe aan een tag. Als u op de voorwaarde klikt (bijv. “CONTAINS”), worden andere voorwaarden weergegeven (bijv. “NOT CONTAINS”, “STARTS WITH”).
  Met ”ADD TAGS” kunt u meer tagvoorwaarden toevoegen.

• Archives
  De zoekopdracht omvat ook de archieven.

Globaal zoeken

Met globaal zoeken vindt u documenten waarvan de tags of de inhoud de zoektekst bevatten.

Instructies

1. Klik op het zoekpictogram

2. Klik op het globale pictogram

3. Voer de zoektekst in
   Er wordt naar deze tekst gezocht in de metadatatags.
   U kunt het jokerteken “*” gebruiken.
   Bijv. “NA202001*” vindt alle documenten met een verwijzing naar de Night Audits van januari 2020.

4. Klik op de zoekknop

Zoekopties

Voordat u de zoekopdracht uitvoert, kunt u de resultaten filteren met deze zoekopties:

• Document type
  U kunt binnen één documenttype zoeken.

• Entity
  In een omgeving met meerdere entiteiten kunt u één entiteit of alle entiteiten selecteren.

• Search content
  Er wordt naar deze tekst gezocht in de inhoud van de documenten, niet alleen in de metadatatags.

• Search synonyms
  Er wordt ook naar vergelijkbare woorden gezocht.

• Archives
  De zoekopdracht omvat ook de archieven.

Zoeken op document-ID

Met zoeken op document-ID vindt u één document aan de hand van de document-ID.

Zoekresultaten

Zoekresultaten worden in een tabel weergegeven. Afhankelijk van de rollen van de gebruiker zijn de onderstaande acties beschikbaar.

Document openen

Klik op een document-ID om het document te openen.

Documentvoorbeeld

Als u de muisaanwijzer op een document-ID plaatst, worden een voorbeeld van het document en een menu met snelkoppelingen weergegeven:

1. Documentdetails

2. Goedkeuringsgeschiedenis

3. Acties
   Workflow opnieuw starten, Document verwijderen, Document archiveren, Pagina's bewerken

4. Documentrevisies

5. Document delen

Resultaten filteren

Selecteer een kolomkop en voeg een filtervoorwaarde toe.

Resultaten groeperen

Sleep een of meer kolomkoppen naar de bovenkant van de resultaten om op die kolomkoppen te groeperen.

Actieknop

Nadat u documenten hebt geselecteerd, kunt u de actieknop bovenaan gebruiken.

1. Selecteer een of meer documenten met de selectievakjes.

2. Selecteer een actie in de vervolgkeuzelijst van de actieknop.
   Hierdoor verandert de tekst op de knop.

3. Klik op de actieknop.

Archieven

Waarom archiveren?

Na verloop van tijd nemen documenten veel waardevolle ruimte in beslag, terwijl de oudste meestal niet meer nodig zijn. Dat geldt zowel voor documenten in een digitale omgeving als in een traditionele papieren omgeving.

Archiveren helpt om ruimte te besparen en maakt zoeken sneller, omdat gewone zoekopdrachten alleen worden uitgevoerd op niet-gearchiveerde documenten.

Wanneer worden documenten gearchiveerd?

Elk documenttype heeft een eigen archiveringstermijn (standaard 90 dagen). Een document wordt gearchiveerd wanneer deze termijn na het aanmaken/indexeren is verstreken. Documenten kunnen ook worden gearchiveerd na een trigger (bijv. nadat een factuur is betaald).

Zoeken in archieven

Onder de zoekknop bevindt zich een schakeloptie om in archieven te zoeken. Door erop te klikken zet u het zoeken in archieven aan (kleur) of uit (grijs).