Dokumente (Suche)

Es gibt drei Hauptmöglichkeiten, nach Dokumenten zu suchen.

1. Tag Search

2. Global Search

3. Document ID Search

Tag-Suche

Mit der Tag-Suche finden Sie Dokumente nach Dokumenttyp, optional mit Tag-Filtern.

Anleitung

1. Klicken Sie auf das Suchsymbol

2. Klicken Sie auf das Tag-Symbol

3. Wählen Sie den Dokumenttyp aus
   Dadurch ändern sich die Tag-Optionen unterhalb der Suchschaltfläche.

4. Klicken Sie auf die Suchschaltfläche

Suchoptionen

Vor der Suche können Sie die Ergebnisse mithilfe der Suchoptionen filtern.

• Entity
  In einer Umgebung mit mehreren Entitäten können Sie eine einzelne Entität oder alle Entitäten auswählen.

• Maximum number of search results
  Wenn Sie die Anzahl der Ergebnisse verringern, wird die Suche schneller.

• Tags
  Fügen Sie einem Tag eine Suchbedingung hinzu. Wenn Sie auf die Bedingung (z. B. „CONTAINS“) klicken, werden weitere Bedingungsoptionen angezeigt (z. B. „NOT CONTAINS“, „STARTS WITH“).
  Mit „ADD TAGS“ können Sie weitere Tag-Bedingungen hinzufügen.

• Archives
  Die Suche bezieht auch die Archive mit ein.

Globale Suche

Mit der globalen Suche finden Sie Dokumente, deren Tags oder Inhalt einen bestimmten Suchtext enthalten.

Anleitung

1. Klicken Sie auf das Suchsymbol

2. Klicken Sie auf das Globus-Symbol

3. Geben Sie den Suchtext ein
   Die Suche sucht diesen Text in den Metadaten-Tags.
   Der Platzhalter „*“ kann verwendet werden.
   Beispiel: „NA202001*“ findet alle Dokumente, die einen Bezug zu den Night Audits vom Januar 2020 haben.

4. Klicken Sie auf die Suchschaltfläche

Suchoptionen

Vor der Suche können Sie die Ergebnisse mit diesen Suchoptionen filtern:

• Document type
  Die Suche kann auf einen Dokumenttyp beschränkt werden.

• Entity
  In einer Umgebung mit mehreren Entitäten können Sie eine einzelne Entität oder alle Entitäten auswählen.

• Search content
  Die Suche sucht diesen Text im Inhalt der Dokumente und nicht nur in den Metadaten-Tags.

• Search synonyms
  Die Suche berücksichtigt auch ähnliche Wörter.

• Archives
  Die Suche bezieht auch die Archive mit ein.

Dokument-ID-Suche

Mit der Dokument-ID-Suche finden Sie ein einzelnes Dokument anhand seiner Dokument-ID.

Suchergebnisse

Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt. Je nach den Rollen des Benutzers stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung.

Dokument öffnen

Klicken Sie auf eine Dokument-ID, um das Dokument zu öffnen.

Dokumentvorschau

Wenn Sie den Mauszeiger über eine Dokument-ID bewegen, werden eine Vorschau des Dokuments und ein Schnellzugriffsmenü angezeigt:

1. Document Details

2. Approval History

3. Actions
   Restart Workflow, Delete Document, Archive Document, Edit Pages

4. Document Revisions

5. Share Document

Ergebnisse filtern

Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus und fügen Sie eine Filterbedingung hinzu.

Ergebnisse gruppieren

Ziehen Sie eine oder mehrere Spaltenüberschriften an den oberen Rand der Ergebnisse, um nach diesen Spalten zu gruppieren.

Aktionsschaltfläche

Die Aktionsschaltfläche oben können Sie verwenden, nachdem Sie Dokumente ausgewählt haben.

1. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente über die Kontrollkästchen aus.

2. Wählen Sie über das Dropdown-Menü der Aktionsschaltfläche eine Aktion aus.
   Dadurch ändert sich der auf der Schaltfläche angezeigte Text.

3. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche.

Archive

Warum archivieren?

Mit der Zeit können Dokumente viel benötigten Speicherplatz belegen, und die ältesten werden in der Regel nicht mehr gebraucht. Das gilt für Dokumente in einer digitalen Umgebung ebenso wie in einer herkömmlichen papierbasierten.

Archivieren hilft, Speicherplatz zu sparen, und beschleunigt die Suche, da normale Suchen nur in nicht archivierten Dokumenten durchgeführt werden.

Wann werden Dokumente archiviert?

Jeder Dokumenttyp hat eine eigene Archivierungsfrist (standardmäßig 90 Tage). Ein Dokument wird archiviert, wenn diese Frist nach seiner Erstellung bzw. Indexierung erreicht ist. Dokumente können auch durch Auslöser archiviert werden (z. B. nachdem eine Rechnung bezahlt wurde).

So durchsuchen Sie Archive

Unterhalb der Suchschaltfläche befindet sich ein Schalter für die Suche in Archiven. Durch Klicken darauf schalten Sie die Archivsuche ein (farbig) und aus (grau).