Ihre Aktionen verstehen

Ein Dokument zu Ihrem Eingangskorb hinzufügen

1. Das Dokument wird in das PDF-Format konvertiert, sofern es noch nicht im PDF-Format vorliegt.

2. Das Dokument verbleibt in Ihrem Eingangskorb, bis Sie es indexieren oder löschen.

3. Das Dokument kann vor der Indexierung in Ihrem Eingangskorb bearbeitet werden.

Ein Dokument indexieren

1. Das Dokument wird zum DocMX-System hinzugefügt.

2. Es wird nach Dokumenttyp kategorisiert.

3. Tags (d. h. wichtige Daten basierend auf dem Dokumenttyp) werden hinzugefügt.
   z. B. Datumsangaben, Rechnungs-
   summe.

4. Das Dokument wird basierend auf Dokumenttyp und Tags an einen Speicherort verschoben.

5. Der Workflow startet (sofern für den Dokumenttyp ein Workflow vorhanden ist).

Dokumenttyp ändern

1. Es wird unter einem anderen Dokumenttyp kategorisiert.

2. Alle bisherigen Tags werden entfernt.

3. Neue Tags basierend auf dem neuen Dokumenttyp werden hinzugefügt.

4. Das Dokument wird basierend auf dem neuen Dokumenttyp und den Metadaten-
   Tags an einen Speicherort verschoben.

   Hinweis: Der Workflow muss neu gestartet werden

Dokumente verknüpfen

1. Auf beiden Dokumenten werden Anker gesetzt.

2. Wenn Sie auf einen Anker klicken, wird die Position des anderen Ankers im anderen Dokument angezeigt.

Absenden

1. Das Formular wird zum DocMX-System hinzugefügt.

2. Es wird nach Dokumenttyp kategorisiert.

3. Tags (d. h. wichtige Daten basierend auf dem Dokumenttyp) werden hinzugefügt.
   z. B. Datumsangaben, Rechnungs-
   summe.

4. Das Formular wird basierend auf Dokumenttyp und Tags an einen Speicherort verschoben.

5. Der Workflow startet (sofern für den Dokumenttyp ein Workflow vorhanden ist).

Workflow starten

1. Bei einem Neustart des Workflows werden alle Aufgaben des vorherigen Workflows entfernt.

2. Basierend auf dem Dokumenttyp werden neue Aufgaben erstellt.

3. Benachrichtigungen über neue Aufgaben werden versendet.

4. Der Status wird entsprechend der Workflow-Phase geändert.

Genehmigen

1. Der Workflow geht zum nächsten Schritt über.

2. Benachrichtigungen über neue Aufgaben werden versendet.

3. Der Status wird entsprechend der Workflow-Phase geändert.

Ablehnen

1. Der Workflow kehrt in der Regel zu einem der vorherigen Schritte zurück.

2. Benachrichtigungen über neue Aufgaben werden versendet.

3. Der Status wird entsprechend der Workflow-Phase geändert.

Abbrechen

1. Der Workflow wird beendet.

2. Der Status wird in „Cancelled“ geändert.

Abschließen

1. Der Workflow wird abgeschlossen.

2. Der Status wird in „Complete“ geändert.

Neue Aufgabe (ausgelöst durch den Start des Workflows)

Die Benutzer werden in der Web-App und per E-Mail benachrichtigt.

Jemanden in einem Dokument per @Erwähnung markieren

Die Benutzer werden in der Web-App und per E-Mail benachrichtigt.

Die Benutzer der aktuellen Workflow-Aufgabe erinnern

Eine anonyme Erinnerung wird in der Web-App und per E-Mail an die Benutzer gesendet.