Comprenda sus acciones

Añadir un documento a su bandeja de entrada

1. El documento se convierte a formato PDF, si aún no está en ese formato.

2. El documento permanece en su bandeja de entrada hasta que lo indexe o lo elimine.

3. El documento se puede editar en su bandeja de entrada antes de indexarlo.

Indexar un documento

1. El documento se añade al sistema DocMX.

2. Se clasifica por tipo de documento.

3. Se añaden etiquetas (es decir, datos importantes según el tipo de documento).
   Por ejemplo: fechas, importe
   total de la factura.

4. El documento se traslada a una ubicación según el tipo de documento y las etiquetas.

5. Se inicia el flujo de trabajo (si existe uno para el tipo de documento).

Cambiar el tipo de documento

1. Se clasifica en un tipo de documento diferente.

2. Se eliminan todas las etiquetas anteriores.

3. Se añaden nuevas etiquetas según el nuevo tipo de documento.

4. El documento se traslada a una ubicación según el nuevo tipo de documento y las etiquetas de
   metadatos.

   Nota: es necesario reiniciar el flujo de trabajo

Vincular documentos

1. Se colocan anclajes en ambos documentos.

2. Al hacer clic en un anclaje, se mostrará la posición del otro anclaje en el otro documento.

Enviar

1. El formulario se añade al sistema DocMX.

2. Se clasifica por tipo de documento.

3. Se añaden etiquetas (es decir, datos importantes según el tipo de documento).
   Por ejemplo: fechas, importe
   total de la factura.

4. El formulario se traslada a una ubicación según el tipo de documento y las etiquetas.

5. Se inicia el flujo de trabajo (si existe uno para el tipo de documento).

Iniciar flujo de trabajo

1. Si se trata de un reinicio del flujo de trabajo, se eliminan todas las tareas del flujo de trabajo anterior.

2. Se crearán nuevas tareas según el tipo de documento.

3. Se envían notificaciones de nuevas tareas.

4. El estado cambia para reflejar la etapa del flujo de trabajo.

Aprobar

1. El flujo de trabajo avanza al siguiente paso.

2. Se envían notificaciones de nuevas tareas.

3. El estado cambia para reflejar la etapa del flujo de trabajo.

Rechazar

1. Normalmente, el flujo de trabajo vuelve a uno de los pasos anteriores.

2. Se envían notificaciones de nuevas tareas.

3. El estado cambia para reflejar la etapa del flujo de trabajo.

Cancelar

1. El flujo de trabajo se termina.

2. El estado cambia a “Cancelled”.

Completar

1. El flujo de trabajo se completa.

2. El estado cambia a “Complete”.

Nueva tarea (activada al iniciar el flujo de trabajo)

Los usuarios recibirán una notificación en la aplicación web y por correo electrónico.

Mencionar a alguien con @ en un documento

Los usuarios recibirán una notificación en la aplicación web y por correo electrónico.

Enviar un recordatorio a los usuarios de la tarea actual del flujo de trabajo

Se envía un recordatorio anónimo a los usuarios en la aplicación web y por correo electrónico.