Glosario de DocMX
Términos habituales que puede encontrar mientras trabaja en DocMX.
Este glosario define los términos habituales que puede encontrar mientras trabaja en DocMX o en nuestro Centro de ayuda.
A
Acción
Resultado de una tarea concreta. Un ejemplo de acción para una tarea sería «Approve».
Nota con acción requerida
Nota especial añadida a un documento que requiere que el usuario asignado realice una acción para resolverla. El usuario que la añadió también puede cancelarla.
Consejo
Tipo de asistencia que proporciona detalles e información relacionados con el documento que se está visualizando, por ejemplo, una política.
Vencido
Estado en el que la tarea del documento ha superado el tiempo permitido según la política.
Antigüedad
Indicación del tiempo que el documento lleva en una etapa concreta de un flujo de trabajo.
Ojo que todo lo ve
Capacidad de un usuario para ver todas sus tareas en todas las entidades.
Análisis
Componente de un centro de control que muestra una métrica, una estadística o un gráfico concretos.
Ancla (véase vinculación)
Lugar concreto de un documento que se vincula con otra ancla de un documento distinto.
Anotación
Nota que se encuentra en un documento.
Historial de aprobaciones
Cronología de las acciones realizadas en un flujo de trabajo para un documento concreto.
Archivo
Los documentos se archivan tras un número de días que depende del tipo de documento y no aparecen en los resultados de búsqueda predeterminados.
Asistencia
Información que se presenta al usuario en relación con el documento que está visualizando para ayudarle a tomar decisiones fundamentadas y reducir errores.
Archivo adjunto
Archivo adicional asociado a un documento.
Auditoría
Registro, con fecha y hora, de todas las acciones realizadas por un usuario en DocMX.
Automatizar
Capacidad de enviar un documento a un proceso automatizado. Por lo general, estos procesos están relacionados con la clasificación y la extracción de información del documento.
B
Bumerán
Envío de una tarea a otro usuario para que la revise; después, la tarea vuelve al usuario original para que realice la acción de acuerdo con la política.
Aprobación masiva
Realización de la misma acción sobre varias tareas a la vez.
Actualización masiva
Actualización de la información de las etiquetas de varios documentos a la vez.
C
Cálculo
Tipo de desencadenador y de asistencia que ayuda a los usuarios con operaciones matemáticas.
Certificación
Sistema de calificación que permite valorar y señalar cualquier proceso de flujo de trabajo que no cumpla determinados criterios o políticas.
Clasificación
Definición del tipo de documento de un documento.
Datos de contacto
Tipo de asistencia que muestra los datos de contacto pertinentes para el documento que se está visualizando.
Contenedor
Lugar donde se almacena un documento (véase ubicación).
Centros de control
Métricas, estadísticas y gráficos que detallan procesos y funciones concretos de DocMX.
Create
Elemento de menú con la lista de nuevos formularios y documentos que un usuario concreto puede crear.
Crítico
Estado de antigüedad que indica que la tarea ha superado el plazo y requiere una acción inmediata.
Moneda
Tipo de pregunta que solo permite introducir un valor monetario.
D
Daily Dash
Tipo de centro de control que permite ver paquetes de documentos en un calendario.
Origen de datos
Área de la que se obtienen datos adicionales. Por lo general, se trata de consultas a terceros, aunque también pueden ser listas sencillas.
Selector de fecha
Tipo de etiqueta o pregunta que solo permite seleccionar una fecha.
Eliminar
Eliminación virtual de un documento de DocMX.
DocMX
El líder mundial en gestión de documentos e información.
Grupo de documentos
Un grupo de documentos es un conjunto de tipos de documento relacionados.
Por ejemplo, el grupo «Accounts Payable» puede contener «Supplier Invoice», «Credit Note» y «Expense Claim».
Tipo de documento
Clasificación de un documento.
Por ejemplo, vacaciones anuales, balance de cuentas por pagar, solicitud de reembolso de gastos, factura o acta de reunión.
Búsqueda de documentos
Búsqueda en un tipo de documento concreto que utiliza etiquetas para filtrar un conjunto específico de documentos.
Descargar
Descarga del archivo desde DocMX.
Notas pendientes
Notas o anotaciones que se han asignado a un usuario para que las complete.
Arrastrar y soltar
Proceso de cargar un documento arrastrándolo sobre la interfaz y soltando el botón del ratón.
Zonas de colocación
Conjunto de áreas para cargar documentos con criterios específicos definidos, por ejemplo, el tipo de documento.
Asignación dinámica
Definición del usuario de una tarea mediante una consulta dinámica.
E
Entidad
División de la información; normalmente, una empresa o una unidad de negocio.
Opciones de entidad
Listas y lógica asociadas a los documentos y las etiquetas de una entidad concreta.
Expiración
La tarea está atrasada y se procederá a ejecutar la acción predeterminada para evitar cuellos de botella.
Exportar documento
Exportación de los metadatos con una sintaxis específica para aplicaciones de terceros.
Exportar a Excel
Exportación de los resultados de la cuadrícula de búsqueda a un documento XLS.
F
Familia
Una familia es un conjunto de documentos que se vinculan automáticamente mediante etiquetas específicas.
Por ejemplo, la familia «Purchase Orders» puede vincular una «Supplier Invoice» con una «Purchase Order» cuando el número de pedido de ambos documentos coincide.
Paquete familiar
Capacidad de ver una gran cantidad de documentos relacionados sin dejar de revisar el original.
Carril de flujo
Separación lógica visual para agrupar las tareas de un flujo de trabajo.
Formulario
Conjunto personalizado de campos de entrada diseñado para que un usuario lo rellene y lo envíe con el fin de recopilar información pertinente, por ejemplo, un formulario de vacaciones anuales.
G
Asignación global
Determina, en función del rol global y de la ubicación del documento, a quién se asigna la tarea.
Búsqueda global
Búsqueda de palabras clave en las etiquetas o en el contenido de los documentos de todos los tipos de documento.
Configuración global
Lista de opciones de configuración compartidas por todos los usuarios.
Etiquetas de grupo
Conjunto de etiquetas repetitivas asociadas a un documento. A menudo reproduce las líneas de una tabla.
Preguntas de grupo
Conjunto de preguntas relacionadas de un formulario, que generalmente se muestran en una tabla.
H
Resaltados
Capacidad de resaltar documentos con varios colores.
Agrupación de resaltados
Agrupación de varios colores de resaltado de un documento y asignación de una etiqueta al grupo como referencia.
I
Reconocimiento de imágenes
Tipo de asistencia que extrae palabras clave para describir una foto o una imagen.
Indexar
Proceso de añadir un documento al sistema, en el que el documento se clasifica como un tipo de documento concreto y se le asignan las etiquetas de metadatos asociadas a ese tipo de documento.
Marco de información
Estructura y taxonomía de la información de la organización.
Rubricar
Marcar una página de un documento para indicar que se ha revisado y aceptado.
Intray
Ubicación donde se encuentran los documentos del usuario antes de indexarse. Permite editar los documentos y, a continuación, indexarlos.
Captura de facturas
Proceso de clasificar automáticamente las facturas de proveedores, capturar su información clave, indexarlas e incorporarlas a un flujo de trabajo.
J
Trabajo
Tarea en segundo plano que, una vez completada, envía una notificación al usuario, por ejemplo, la exportación de metadatos.
K
L
Última tarea
Tarea enviada más recientemente al usuario.
Gestión del ciclo de vida
Etapas de la existencia de un documento, por ejemplo, vigente, archivado y destrucción.
Vinculación
Proceso de conectar valores de un documento o una página con otro documento u otra página del sistema.
Ubicación
Lugar donde se almacena un documento.
Consulta
Conjunto de datos de terceros que se obtiene (véase origen de datos).
M
Obligatorio
Tipo de validación que garantiza que exista un valor; normalmente, en una etiqueta o una pregunta al indexar un documento o un formulario.
Máscara
Restricción de formato en preguntas y etiquetas para garantizar que se introduzca el valor correcto.
Mención
Notificación a un usuario sobre un comentario o una nota creados, escribiendo el símbolo @ delante del nombre del usuario.
Combinar
Unión de dos documentos independientes para formar un único documento.
Message
Un mensaje puede llegar dentro de la aplicación o por correo electrónico. Informa al usuario de una acción específica en el sistema; por ejemplo, que se le ha mencionado en una nota o que se ha creado una nueva tarea para él.
Metadata
Consulte Tags
N
Notification
Consulte Message
O
Observation
Un tipo de asistente que ejecuta un conjunto de reglas lógicas y notifica al usuario si algo queda fuera de los criterios esperados.
OCR (Optical Character Recognition)
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es una tecnología que reconoce el texto contenido en una imagen digital.
Oldest Task
La tarea que lleva más tiempo asignada al usuario.
Out of Office
Una función que permite al usuario reasignar sus tareas cuando está ausente del trabajo.
Owner
El propietario de un documento es la persona que lo indexó. Si un documento se indexa mediante un proceso de importación automatizado, el propietario es DocMX.
P
Page Audit
Registro de auditoría que indica que un usuario ha visto una página. Si el usuario se desplaza hacia abajo, es necesario que se haya detenido en la página.
Parallel Processing
Envío de una tarea a varios usuarios para su aprobación, de modo que todos puedan aprobarla simultáneamente.
PDF (Portable Document Format)
Un formato de archivo digital que recoge todos los elementos de un documento impreso.
Preferences
Ajustes personalizados para el usuario y definidos por él mismo.
Print Document
Imprime el documento que se está visualizando.
Print Grid
Imprime los resultados de la búsqueda actual.
Profile
Un conjunto de ajustes que se aplican a un usuario. Cada usuario solo puede tener un perfil.
Profile Picture
Un avatar asociado al usuario para identificarlo rápidamente.
Q
Query
Un tipo de asistente que permite consultar una fuente de datos y mostrar la información junto con el documento correspondiente.
Question
Un campo de un formulario que, por lo general, el usuario debe rellenar; por ejemplo, un cuadro de texto.
R
Reassign Task
Transferir una tarea pendiente de un usuario a otro para que este la gestione.
Reload Document
Vuelve a cargar la tarea que se está visualizando por si se ha producido algún cambio.
Report
Informes generales o personalizados basados en cualquier dato al que tenga acceso el sistema.
Restart Workflow
Finaliza el flujo de trabajo actual y lo inicia de nuevo desde su tarea inicial predeterminada.
Revision
Versión anterior del mismo documento.
Role
Parte del perfil de un usuario que determina a qué ubicaciones y tipos de documento tiene acceso y si es aprobador.
Role Approval
Cualquier miembro de un rol puede aprobar la tarea, pero si hay varios roles asociados a una tarea, el documento no avanzará hasta que todos los roles la hayan aprobado.
Role Types
Los roles tienen ciertos atributos, aunque todos son simplemente un conjunto de usuarios. Los tipos de rol que se pueden definir son:
Aprobación
Trabajo
Seguridad
Global
S
Search and Attach
La posibilidad de buscar en el sistema mientras se visualiza un documento y adjuntarle un documento relacionado.
Search Conjunctions
Opción para combinar criterios de búsqueda, por ejemplo, con AND u OR.
Search Filters
Utilice los filtros de columna de la cuadrícula de búsqueda para acotar los resultados.
Search Grid
La cuadrícula que muestra los resultados de la búsqueda del usuario.
Search Grid Highlights
Resalta determinados valores en la cuadrícula de búsqueda; por ejemplo, tipos de estado.
Search Grouping
Agrupa los resultados de la búsqueda por sus columnas.
Search Limit
El número máximo de documentos que se devolverán en una búsqueda, aunque se encuentren más.
Search Logic
Posibilidad de añadir distintas condiciones lógicas a los criterios de búsqueda; por ejemplo, Greater Than.
Search Row Group Tags
Permite desglosar cada fila de los resultados de búsqueda para ver las etiquetas de grupo asociadas al documento.
Section
Una agrupación de preguntas no relacionadas en un formulario.
Selection Box
Un tipo de etiqueta o pregunta que muestra una lista desplegable de valores que se pueden usar y que son obligatorios.
Send for Comment
Envía un enlace del documento a un tercero externo para que lo comente; se puede hacer un seguimiento de cuándo se visualiza o se comenta.
Settings
Una lista de ajustes para usuarios concretos vinculados a un perfil.
Sequential Processing
Envío de una tarea a un usuario de modo que el siguiente aprobador no puede aprobarla hasta que el primer usuario haya gestionado el documento.
Signing
Añadir una firma y aplicarla a un documento.
Single Sign On
Posibilidad de iniciar sesión con un directorio de usuarios de terceros, por ejemplo, Microsoft 365. Los protocolos compatibles incluyen SAML, OAuth 2.0 y OpenID Connect.
Share
Crea un enlace para que un usuario autorizado pueda ver el documento.
Split
Dividir un único documento separando todas sus páginas en documentos independientes.
Spreadsheet Automation
Un asistente que analiza una hoja de cálculo, la valida, resalta información y la relaciona con otros documentos.
Stamp
Añadir una imagen o sello a un PDF, imitando un sello real.
Suggestion Box
Un tipo de etiqueta o pregunta que muestra una lista desplegable de valores que se pueden usar, pero que no son obligatorios.
Super Note
Una nota que funciona como anotación y como comentario, y que se puede asignar a un usuario. Además, se sitúa en una capa por encima del documento, por lo que se puede seguir en todo el sistema.
T
Table
Un control asociado a un formulario que permite al usuario introducir datos en una cuadrícula.
Tags (metadata)
Información clave sobre un documento.
Por ejemplo: fecha de creación, fecha de factura, número de factura, importe total de la factura, fecha de pago y referencia de pago.
Task
Una acción que debe realizarse sobre un documento.
Task Owner
El usuario que inició el flujo de trabajo.
Thumbnail
Pequeñas imágenes de vista previa de las páginas del documento.
Ticket
Un tipo de documento que funciona como un formulario y dispone de un área de comentarios que permite mantener un hilo de conversación. También añade los correos electrónicos al hilo.
Time Range
Un intervalo de tiempo que se especifica al realizar una búsqueda para que solo se devuelvan documentos de ese período.
Tool Tip
Un cuadro de ayuda emergente para etiquetas y preguntas, incluidas las funciones de DocMX.
Transcribe
Un tipo de asistente que permite convertir una grabación de voz en texto.
Transfer
Un perfil configurado para la carga y la automatización que puede tener ajustes predefinidos asociados; por ejemplo, definir el tipo de documento o enviarlo a un proceso automatizado.
Trigger
Un evento asociado a una acción. Por lo general, está asociado a una etiqueta; por ejemplo, hacer clic en un botón para calcular el GST.
Two Form Authentication
Exige que el usuario disponga de un segundo método de autenticación, por ejemplo, su teléfono, para poder iniciar sesión.
U
Undo Tag Changes
Posibilidad de revertir los cambios realizados en las etiquetas mientras el usuario tiene el documento abierto.
Upload and Attach
La posibilidad de cargar un archivo desde el sistema de archivos del usuario mientras se visualiza un documento y adjuntarlo a dicho documento.
Upload PC
El equipo cliente local que recopila archivos de escáneres, impresoras virtuales y sistemas de terceros antes de transferirlos a los servidores de DocMX.
User Interface (UI)
La pantalla que el usuario ve y con la que interactúa en la aplicación web de DocMX.
V
Validation
Errores y advertencias sobre metadatos que no cumplen el formato requerido o no superan la lógica exigida.
Virtual Column
Crea una columna virtual en los resultados de búsqueda a partir de los metadatos del documento.
Virtual Delete
Elimina el documento del sistema, pero el archivo físico se conserva.
Virtual Printer
Una impresora que no existe físicamente, sino que reside en el Upload PC y guarda las impresiones como PDF (es decir, en formato digital, sin papel).
W
Watch
Marca un documento del sistema para supervisar cualquier cambio y recibir una notificación si se produce alguno.
Webpage Download
Posibilidad de añadir una URL para que la página web se descargue y se convierta en un PDF en la bandeja de entrada del usuario.
Workflow
La secuencia de acciones sobre un documento desde que se indexa en el sistema hasta que se completan todas las comprobaciones y aprobaciones.