DocMX 术语表
您在使用 DocMX 时可能会遇到的常用术语。
本术语表对您在使用 DocMX 或浏览我们的帮助中心时可能遇到的常用术语进行了说明。
A
Action（操作）
特定任务的处理结果。例如，任务的“Approve”即为一种操作。
Actionable Note（待处理备注）
添加到文档中的一种特殊备注，被指派的用户需要执行相应操作才能将其解决。添加该备注的用户也可以将其取消。
Advice（建议）
一种辅助类型，提供与当前查看的文档相关的详细信息，例如政策。
Aged（已超期）
文档的任务已超过政策规定的允许时间。
Aging（时效）
表示文档在工作流某一特定阶段停留的时间。
All-Seeing-Eye（全局视图）
用户能够查看其在所有实体中的全部任务。
Analysis（分析）
控制中心的一个组件，用于显示特定的指标、统计数据或图表。
Anchor（锚点）（参见“链接”）
文档上的一个特定位置，链接到另一文档上的另一个锚点。
Annotation（批注）
位于文档上的备注。
Approval History（审批历史）
特定文档在工作流中所执行操作的时间线。
Archive（归档）
文档会根据其文档类型在一定天数后被归档，归档后的文档不会出现在默认搜索结果中。
Assist（辅助）
针对当前查看的文档向用户呈现的信息，旨在帮助用户做出明智决策并减少错误。
Attachment（附件）
与文档关联的附加文件。
Audit（审计）
用户在 DocMX 中执行的所有操作均会被记录并加盖时间戳。
Automate（自动化）
能够将文档发送至自动化流程。这些流程通常与文档的分类及信息提取相关。
B
Boomerang（回旋审核）
将任务发送给其他用户进行核查，核查后任务将根据政策返回原用户处理。
Bulk Approve（批量审批）
以相同的操作类型同时处理多个任务。
Bulk Update（批量更新）
同时更新多个文档的标签信息。
C
Calculation（计算）
一种触发器类型和辅助类型，可帮助用户进行数学运算。
Certification（认证）
一种评级系统，用于对工作流流程进行评定，并标记任何不符合特定标准或政策的流程。
Classification（分类）
为文档确定其文档类型。
Contact Details（联系方式）
一种辅助类型，显示与当前查看文档相关的联系方式。
Container（容器）
存储文档的位置（参见“位置”）。
Control Centres（控制中心）
详细展示 DocMX 中特定流程和功能的指标、统计数据和图表。
Create（创建）
一个菜单项，列出特定用户可以创建的新表单和文档。
Critical（紧急）
一种时效状态，表示任务已超出全部时效期限，现需立即处理。
Currency（货币）
一种只允许输入货币值的问题类型。
D
Daily Dash（每日看板）
一种控制中心类型，可在日历中查看文档包。
Data Source（数据源）
用于获取附加数据的来源。通常为第三方查询，也可以是简单列表。
Date Picker（日期选择器）
一种只允许选择日期的标签类型或问题。
Delete（删除）
从 DocMX 中虚拟删除文档。
DocMX
文档与信息管理领域的全球领导者。
Document Group（文档组）
文档组是相关文档类型的集合。
例如，“Accounts Payable”组可能包含“Supplier Invoice”、“Credit Note”和“Expense Claim”。
Document Type（文档类型）
文档的分类。
例如：年假、应付账款资产负债表、费用报销、发票、会议纪要。
Document Search（文档搜索）
针对特定文档类型进行搜索，并使用标签筛选出特定的一组文档。
Download（下载）
从 DocMX 下载文件。
Due Notes（待办备注）
已指派给用户完成的备注或批注。
Drag And Drop（拖放）
通过将文档拖动到界面上并松开鼠标按键来上传文档的过程。
Drop Zones（拖放区）
一组设置了特定条件（例如文档类型）的文档上传区域。
Dynamic Assignment（动态分配）
通过动态查询确定任务的处理用户。
E
Entity（实体）
信息的划分单位，通常为公司或业务部门。
Entity Options（实体选项）
与特定实体中的文档和标签相关联的列表和逻辑。
Expiry（过期）
任务已逾期，系统将执行默认任务操作，以避免流程阻塞。
Export Document（导出文档）
以特定语法导出元数据，供第三方应用程序使用。
Export to Excel（导出到 Excel）
将搜索结果表格导出为 XLS 文档。
F
Family（文档族）
文档族是通过特定标签自动链接的一组文档。
例如，当“Supplier Invoice”与“Purchase Order”的采购订单编号一致时，“Purchase Orders”文档族可将二者链接起来。
Family Pack（文档族包）
在查看原始文档的同时，能够查看大量相关文档。
Flow Lane（流程泳道）
工作流中用于对任务进行分组的可视化逻辑划分。
Form（表单）
一组自定义的输入字段，供用户填写并提交以收集相关信息，例如年假申请表。
G
Global Assignment（全局分配）
根据全局角色，并依据文档所在位置确定任务的指派对象。
Global Search（全局搜索）
在所有文档类型中搜索文档标签或文档内容中的关键词。
Global Settings（全局设置）
所有用户共享的一组设置。
Group Tags（组标签）
与文档关联的一组重复标签，通常用于复现表格中的明细行。
Group Questions（组问题）
表单中一组相关的问题，通常以表格形式显示。
H
Highlights（高亮）
能够使用多种颜色高亮显示文档内容。
Highlight Grouping（高亮分组）
将文档中的多种高亮颜色分组，并为该组添加标签以便参考。
I
Image Recognition（图像识别）
一种辅助类型，用于提取描述照片或图像的关键词。
Index（索引）
将文档添加到系统中的过程：将文档归类为特定文档类型，并为其添加与该文档类型相关的元数据标签。
Information Framework（信息框架）
组织信息的结构和分类体系。
Initialing（签署首字母）
在文档的某一页上做标记，表示已阅读并同意该页内容。
Intray（收件箱）
用户文档在编入索引之前的存放位置。可在此编辑文档，然后再将其编入索引。
Invoice Capture（发票采集）
自动对供应商发票进行分类并采集其关键信息，然后将发票编入索引并放入工作流的过程。
J
Job（作业）
一种后台任务，完成后会通知用户，例如导出元数据。
K
L
Last Task（最近任务）
最近发送给用户的任务。
Life Cycle Management（生命周期管理）
文档存续的各个阶段，例如当前、已归档和销毁。
Linking（链接）
将系统中某一文档或页面的值与另一文档或页面相关联的过程。
Location（位置）
存储文档的地方。
Look Up（查询）
要获取的一组第三方数据（参见“数据源”）。
M
Mandatory（必填）
一种验证类型，用于确保存在值，通常适用于为文档或表单编制索引时的标签或问题。
Mask（格式掩码）
对问题和标签设置的格式约束，以确保输入正确的值。
Mention（提及）
在用户名前使用 @ 符号，将已创建的评论或备注通知该用户。
Merge（合并）
将两个独立的文档合并为一个文档。
Message
消息可以在应用程序内或通过电子邮件送达，用于通知用户系统中发生的特定操作。例如：用户在某条备注中被提及，或系统为用户创建了新任务。
Metadata
请参阅 Tags
N
Notification
请参阅 Message
O
Observation
一种辅助功能类型，用于运行一组逻辑，并在结果超出预期标准时通知用户。
OCR（光学字符识别）
OCR 是一种识别数字图像中文本的技术。
Oldest Task
在用户处停留时间最长的任务。
Out of Office
一项允许用户在不在岗时重新分配其任务的功能。
Owner
文档的所有者是为该文档建立索引的人员。如果文档是通过自动导入流程建立索引的，则所有者为 DocMX。
P
Page Audit
审计用户是否已查看某个页面。如果用户向下滚动，则要求用户在该页面上有所停留。
Parallel Processing
将任务发送给多个用户审批，他们可以同时进行审批。
PDF（便携式文档格式）
一种完整保留打印文档所有元素的数字文件格式。
Preferences
由用户自行定义、为该用户定制的设置。
Print Document
打印当前正在查看的文档。
Print Grid
打印当前的搜索结果。
Profile
应用于用户的一组设置。每个用户只能拥有一个配置文件。
Profile Picture
与用户关联的头像，便于快速识别。
Q
Query
一种辅助功能类型，可在数据源中进行查找，并将结果与相关文档一同显示。
Question
表单上通常需要用户填写的字段，例如文本框。
R
Reassign Task
将当前等待某位用户处理的任务转交给另一位用户处理。
Reload Document
重新加载当前正在查看的任务，以获取可能发生的更改。
Report
基于系统可访问的任何数据生成的通用或自定义报告。
Restart Workflow
终止当前工作流，并从其初始默认任务重新启动该工作流。
Revision
同一文档的先前版本。
Role
用户配置文件的一部分，用于确定用户可以访问哪些位置和文档类型，以及该用户是否为审批人。
Role Approval
角色中的任何人均可审批该任务；但如果任务关联了多个角色，则在所有角色均审批之前，文档不会进入下一步。
Role Types
虽然所有角色本质上都只是一组用户，但不同角色具有特定属性。可定义的角色类型包括：
审批
作业
安全
全局
S
Search and Attach
在查看某个文档时，可在系统中搜索并附加相关文档的功能。
Search Conjunctions
用于组合多个搜索条件的选项，例如 AND 或 OR。
Search Filters
使用搜索网格中的列筛选器缩小搜索结果范围。
Search Grid
显示用户搜索结果的搜索网格。
Search Grid Highlights
在搜索网格中突出显示特定值，例如状态类型。
Search Grouping
按列对搜索结果进行分组。
Search Limit
一次搜索返回的最大文档数量，即使找到的文档更多也不会超出此数量。
Search Logic
为搜索条件添加各种逻辑的功能，例如“大于”。
Search Row Group Tags
逐行展开搜索结果，详细显示与文档关联的组标签。
Section
表单上对互不相关的问题进行的分组。
Selection Box
一种标签类型或问题，提供下拉值供选择，且必须从中选择。
Send for Comment
将文档链接发送给外部人员征求意见，并可跟踪其查看或评论情况。
Settings
与配置文件关联的、针对特定用户的一系列设置。
Sequential Processing
将任务发送给某位用户，在该用户处理文档之前，下一位审批人无法进行审批。
Signing
添加签名并将其应用到文档上。
Single Sign On
使用第三方用户目录（例如 Microsoft 365）登录的功能，支持的协议包括 SAML、OAuth 2.0 和 OpenID Connect。
Share
创建链接，供授权用户查看文档。
Split
将单个文档的所有页面拆分为多个独立文档。
Spreadsheet Automation
一种辅助功能，可解析电子表格，并对其进行验证、突出显示以及关联其他文档。
Stamp
在 PDF 上添加图像/印章，模拟真实印章。
Suggestion Box
一种标签类型或问题，提供下拉值供选择，但不强制从中选择。
Super Note
一种兼具批注和评论作用、并可分配给用户的备注。它位于文档上方的图层中，因此可在整个系统中进行跟踪。
T
Table
与表单相关的控件，允许用户在网格中输入数据。
Tags (metadata)
文档的关键信息。
例如创建日期、发票日期、发票编号、发票总额、付款日期、付款参考号。
Task
需要对文档执行的操作。
Task Owner
发起工作流的用户。
Thumbnail
文档中各页面的小型预览图。
Ticket
一种类似表单的文档类型，带有评论区，可形成对话线程，并会将电子邮件追加到该线程中。
Time Range
搜索时指定的时间范围，仅返回该时间范围内的文档。
Tool Tip
针对标签和问题弹出的帮助框，也适用于 DocMX 功能。
Transcribe
一种辅助功能类型，可将录音转换为文本。
Transfer
为上传和自动化设置的配置文件，可关联预定义设置，例如指定文档类型或发送至自动化流程。
Trigger
与操作关联的事件，通常与标签关联，例如点击按钮计算 GST。
Two Form Authentication
要求用户使用第二种身份验证方式（例如手机）才能登录。
U
Undo Tag Changes
在用户打开文档期间，撤销对标签所做更改的功能。
Upload and Attach
在查看某个文档时，从用户的文件系统上传文件并将其附加到该文档的功能。
Upload PC
现场客户端 PC，用于从扫描仪、虚拟打印机和第三方系统收集文件，然后将其传输到 DocMX 服务器。
User Interface (UI)
用户在 DocMX Web App 中看到并与之交互的界面。
V
Validation
元数据不符合要求格式或未通过所需逻辑时给出的问题和警告。
Virtual Column
根据文档中的元数据，在搜索结果中创建虚拟列。
Virtual Delete
从系统中删除文档，但物理文件仍然保留。
Virtual Printer
一种并非实际存在的打印机，它驻留在 Upload PC 上，并将打印内容保存为 PDF（即无纸化的数字格式）。
W
Watch
在系统中标记文档以监控其变化，并在发生变化时发出通知。
Webpage Download
添加 URL 后，系统会下载该网页并将其转换为 PDF，放入用户的收件箱中。
Workflow
文档从被索引到系统中起，直至完成所有检查和审批为止的操作顺序。