什么是 DocMX

DocMX 是一套信息管理和工作流系统，借助在后台运行的自动化功能，团队可以顺畅、高效地协同工作。由于 DocMX 基于云端，团队成员只要连接互联网，即可随时随地工作。

DocMX 的主要目标是尽可能实现自动化，让团队成员在工作流程中只需进行检查和审批。（自动化程度因您的系统配置而异。）

简单的信息管理

1. 数据输入

文档（任何数据或报告）可以自动添加到 DocMX 中，也可以由用户上传。

自动	用户
方式文件传输电子邮件例如：来自公司内部系统或第三方系统的报告。	方式 DocMX Web 应用（上传文件或提交表单） DocMX 虚拟打印机扫描仪电子邮件 Outlook 加载项

自动

用户

方式

文件传输
电子邮件

例如：来自公司内部系统或第三方系统的报告。

方式

DocMX Web 应用
（上传文件或提交表单）
DocMX 虚拟打印机
扫描仪
电子邮件
Outlook 加载项

2. 数据采集和标签

标签可以自动填写，也可以由用户输入。

自动	用户
由机器采集文本并填写标签。	由用户在 DocMX Web 应用或 Outlook 加载项中填写标签。

3. 工作流和任务

文档完成索引后，工作流即会启动，任务也会随即分配。

自动	用户
方式满足特定条件的任务会被自动审批。系统会进行检查并添加警告，以便用户在审批前看到可能存在的问题。系统会监控待处理任务，并在“My Tasks”中突出显示逾期较久的任务。当用户开启“Out of Office”时，其任务会被重新分配。例如：来自公司内部系统或第三方系统的报告。	方式用户处理任务。（例如“Approve”、“Reject”）用户添加批注或附件。用户在文档中通过备注和批注进行协作。添加链接可帮助团队成员查看同一文档或其他文档中的相关部分。

自动

用户

方式

满足特定条件的任务会被自动审批。
系统会进行检查并添加警告，以便用户在审批前看到可能存在的问题。
系统会监控待处理任务，并在“My Tasks”中突出显示逾期较久的任务。
当用户开启“Out of Office”时，其任务会被重新分配。

例如：来自公司内部系统或第三方系统的报告。

方式

用户处理任务。
（例如“Approve”、“Reject”）
用户添加批注或附件。
用户在文档中通过备注和批注进行协作。添加链接可帮助团队成员查看同一文档或其他文档中的相关部分。

4. 数据输出

搜索
用户可以使用“Tag Search”和“Global Search”在 DocMX 中快速查找文档。
概览
管理团队可以在“Control Centres”中查看运营概况。各项指标、统计数据和图表展示了不同实体和部门的运行情况。
审计
审计人员可以检查文档及其审计跟踪记录，了解工作流程中的合规执行情况。
现代浏览器界面
DocMX 通过浏览器访问，因此兼容所有台式机、笔记本电脑、平板电脑和移动设备。
导出
数据和报告可以导出为多种格式（Excel、平面文件、电子邮件、PDF）。

核心功能

简单易用的一站式中心

来自公司内部系统或第三方系统的所有数据都会汇集到 DocMX 中，随后可以对这些信息进行整理并条理清晰地展示。系统会根据传入的文档创建工作流和任务。

用户可以通过 DocMX 仪表板在同一位置查看待处理任务的汇总。

快速搜索

DocMX 旨在帮助用户快速找到所需内容。通过标签搜索或全局搜索，用户可以逐层深入，找到所需信息。

协作式工作流

团队成员可以在 DocMX 中针对特定文档进行协作，添加评论和链接，以加快审批流程。

合规

工作流依据公司标准构建，确保所有用户遵循相同的标准。

安全

强大的身份管理和权限控制可确保团队安全地开展工作。