什麼是 DocMX

DocMX 是一套資訊管理與工作流程系統，藉由在背景執行的自動化功能，讓團隊順暢且有效率地協同作業。由於 DocMX 採用雲端架構，團隊成員只要能連上網際網路，即可隨時隨地工作。

主要目標是盡可能將作業自動化，讓團隊成員在工作流程中只需進行檢查與核准。（自動化程度依您的系統設定而有所不同。）

簡易資訊管理

1. 資料輸入

文件（任何資料或報表）可自動新增至 DocMX，或由使用者上傳。

自動化	使用者
方式檔案傳輸電子郵件例如：來自公司內部系統或第三方系統的報表。	方式 DocMX Web App （上傳檔案或提交表單） DocMX Virtual Printer 掃描器電子郵件 Outlook 增益集

自動化

使用者

方式

檔案傳輸
電子郵件

例如：來自公司內部系統或第三方系統的報表。

方式

DocMX Web App
（上傳檔案或提交表單）
DocMX Virtual Printer
掃描器
電子郵件
Outlook 增益集

2. 資料擷取與標籤

標籤可自動填寫，或由使用者輸入。

自動化	使用者
由機器擷取文字並填寫標籤。	由使用者在 DocMX Web App 或 Outlook 增益集中填寫標籤。

3. 工作流程與任務

文件完成索引後，隨即啟動工作流程並指派任務。

自動化	使用者
方式符合特定條件的任務會獲得核准。系統會進行檢查並加上警告，標示可能的問題，供使用者在核准前查看。系統會監控待處理的任務，並在「My Tasks」中醒目標示逾期未處理的任務。當使用者開啟「Out of Office」時，任務會重新指派。例如：來自公司內部系統或第三方系統的報表。	方式使用者處理任務。（例如「Approve」、「Reject」）使用者加上註解或新增附件。使用者透過文件內的備註與註解進行協作。加入連結可協助團隊成員查看同一份文件或其他文件中的相關部分。

自動化

使用者

方式

符合特定條件的任務會獲得核准。
系統會進行檢查並加上警告，標示可能的問題，供使用者在核准前查看。
系統會監控待處理的任務，並在「My Tasks」中醒目標示逾期未處理的任務。
當使用者開啟「Out of Office」時，任務會重新指派。

例如：來自公司內部系統或第三方系統的報表。

方式

使用者處理任務。
（例如「Approve」、「Reject」）
使用者加上註解或新增附件。
使用者透過文件內的備註與註解進行協作。加入連結可協助團隊成員查看同一份文件或其他文件中的相關部分。

4. 資料輸出

搜尋
使用者可使用「Tag Search」和「Global Search」，在 DocMX 中快速找到文件。
總覽
管理團隊可從「Control Centres」查看營運總覽。各項指標、統計資料和圖表會呈現不同實體與部門的績效表現。
稽核
稽核人員可檢查文件及其稽核軌跡，了解工作流程中法規遵循的執行情形。
現代化瀏覽器介面
透過瀏覽器即可存取 DocMX，因此相容於所有桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦及行動裝置。
匯出
資料和報表可匯出為多種格式（Excel、一般文字檔、電子郵件、PDF）。

核心功能

一站式簡易中樞

來自公司內部系統或第三方系統的所有資料都會匯集到 DocMX 中，讓資訊得以有條理地整理與呈現。系統會根據傳入的文件建立工作流程與任務。

使用者可透過 DocMX 儀表板，在單一位置查看未完成任務的摘要。

快速搜尋

DocMX 的設計可協助使用者快速找到所需內容。使用者可透過標籤搜尋或全域搜尋，逐步深入找到想要的資訊。

協作式工作流程

團隊成員可在 DocMX 中針對特定文件進行協作，加入意見和連結，加快核准流程。

法規遵循

工作流程依據公司標準建立，確保所有使用者都遵循相同的標準。

安全性

完善的身分管理與權限控管，讓團隊能以安全的方式工作。