Was ist DocMX?
Eine einfache All-in-one-Plattform zur Verwaltung von Informationen und Workflows für jede Organisation. Automatisierung spart Zeit und Ressourcen.
DocMX ist ein System für Informationsmanagement und Workflows, mit dem Teams reibungslos und effizient zusammenarbeiten können – unterstützt durch Automatisierung, die im Hintergrund läuft. Da DocMX cloudbasiert ist, können Teammitglieder von überall aus arbeiten, wo eine Internetverbindung besteht.
Das wichtigste Ziel ist es, so viel wie möglich zu automatisieren, sodass Teammitglieder im Workflow-Prozess nur noch prüfen und genehmigen müssen. (Der Automatisierungsgrad hängt von Ihrer Systemkonfiguration ab.)
Einfaches Informationsmanagement
1. DATENEINGANG
Dokumente (beliebige Daten oder Berichte) können automatisch zu DocMX hinzugefügt oder von Benutzern hochgeladen werden.
Automatisiert | Benutzer |
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Methoden
z. B. Berichte aus unternehmensinternen Systemen oder Systemen von Drittanbietern. | Methoden
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2. DATENERFASSUNG & TAGS
Tags können automatisch ausgefüllt oder vom Benutzer eingegeben werden.
Automatisiert | Benutzer |
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Eine Maschine erfasst den Text und füllt die Tags aus. | Ein Benutzer füllt die Tags in der DocMX Web App oder im Outlook-Add-in aus. |
3. WORKFLOWS & AUFGABEN
Sobald ein Dokument indiziert ist, starten Workflows und Aufgaben werden zugewiesen.
Automatisiert | Benutzer |
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Methoden
z. B. Berichte aus unternehmensinternen Systemen oder Systemen von Drittanbietern. | Methoden
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4. DATENAUSGABE
Suche
Mit ‘Tag Search’ und ‘Global Search’ finden Benutzer Dokumente in DocMX schnell.Überblick
Managementteams erhalten in den ‘Control Centres’ einen Überblick über die Abläufe. Kennzahlen, Statistiken und Diagramme zeigen, wie sich verschiedene Unternehmenseinheiten und Abteilungen entwickeln.Prüfung
Prüfer können Dokumente und deren Audit-Trails einsehen, um nachzuvollziehen, wie Compliance-Vorgaben im Workflow-Prozess eingehalten werden.Moderne Browseroberfläche
Der Zugriff auf DocMX erfolgt über einen Browser. Dadurch ist DocMX mit allen Desktop-Computern, Laptops, Tablets und Mobilgeräten kompatibel.Export
Daten und Berichte können in verschiedenen Formaten exportiert werden (Excel, Flatfiles, E-Mails, PDFs).
Kernfunktionen
Einfache All-in-one-Plattform
Alle Daten aus unternehmensinternen Systemen oder Systemen von Drittanbietern werden in DocMX zusammengeführt. Die Informationen können anschließend übersichtlich organisiert und angezeigt werden. Aus eingehenden Dokumenten werden Workflows und Aufgaben erstellt.
Im DocMX-Dashboard sehen Benutzer an einem zentralen Ort eine Übersicht über offene Aufgaben.
Schnelle Suche
DocMX ist darauf ausgelegt, dass Benutzer schnell finden, was sie suchen. Mit der Tag-Suche oder der globalen Suche gelangen Benutzer gezielt zu den gewünschten Informationen.
Gemeinsame Workflows
Teammitglieder können in DocMX gemeinsam an einem bestimmten Dokument arbeiten und Kommentare sowie Links hinzufügen, um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
Compliance
Workflows basieren auf Unternehmensstandards, sodass alle Benutzer dieselben Standards einhalten.
Sicherheit
Ein starkes Identitätsmanagement und eine umfassende Berechtigungssteuerung ermöglichen Teams ein sicheres Arbeiten.