Workflows und Aufgaben verstehen

Workflows

Ein Workflow ist eine Abfolge von Aufgaben, die beginnt, nachdem ein Dokument indiziert wurde. Jeder Dokumenttyp hat einen eigenen Workflow (sofern Prüfungen erforderlich sind).

Beispiel-Workflows

Einfacher Workflow

Ein einfacher Workflow mit zwei Benutzerstufen.

Automatisierter Workflow

Ein Workflow, der automatisierte Stufen und Benutzerstufen kombiniert.

Aufgaben

Benutzeraufgaben & automatisierte Aufgaben

Aufgaben können von Benutzern bearbeitet oder automatisiert werden. Das obige Beispiel eines automatisierten Workflows zeigt, wie ein Workflow
ohne Benutzer abgeschlossen werden kann, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Beispiele für Benutzeraufgaben	Beispiele für automatisierte Aufgaben
Genehmigen Die Angaben prüfen und genehmigen. Informationen vervollständigen Fehlende Angaben in den Tags ergänzen.	Steuer mit dem Gesamtbetrag abgleichen Ist sie falsch, wird der Workflow zur Prüfung an die Kreditorenbuchhaltung gesendet. Sachkontierung anhand des Lieferantencodes hinzufügen.

Teilautomatisierte Aufgaben

Auch wenn Aufgaben Benutzern zugewiesen sind, kann DocMX mit Assists unterstützen. Das ist zwar nicht ganz vollautomatisch,
hilft Benutzern aber, Aufgaben schneller zu erledigen.

Genehmigungsarten für Aufgaben

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Benutzeraufgabe einzurichten. Sie bestimmen, wann die Aufgabe abgeschlossen ist und das Dokument
zur nächsten Stufe des Workflows weitergehen kann.

Anyone can action
Eine Aufgabe wird einem oder mehreren Benutzern auf Grundlage einer oder mehrerer
Rollen zugewiesen. Nur ein Benutzer muss die Aufgabe genehmigen.
Each role must action
Eine Aufgabe wird mehreren Rollen zugewiesen. Aus jeder Rolle muss ein Benutzer
die Aufgabe genehmigen.
Everyone must action
Eine Aufgabe wird vielen Benutzern auf Grundlage einer oder mehrerer Rollen zugewiesen.
Alle Benutzer müssen die Aufgabe genehmigen.

	Rolle „Gästeregistrierung“		Rolle „Front Office Manager“		Rolle „General Manager“
	Benutzer 1	Benutzer 2	Benutzer 3	Benutzer 4	Benutzer 5	Benutzer 6
Anyone can action		✓
Each role must action	✓			✓	✓
Everyone must action	✓	✓	✓	✓	✓	✓

Aufgabenaktionen

Die wichtigsten Aktionen sind:

Approve
Nach der Prüfung der Angaben kann ein Benutzer genehmigen, und das Dokument geht zur nächsten
Stufe im Workflow weiter.
Reject
Ein Benutzer kann ablehnen, und das Dokument wird an eine der vorherigen Stufen im
Workflow zurückgesendet oder zur Prüfung an eine andere Person weitergeleitet.
Cancel
Der Workflow wird abgebrochen.
Hold
Der Workflow wird angehalten.

Umleitung von Aufgaben

Aufgaben können mit der Funktion „Out of Office“ umgeleitet werden.