Comprender los flujos de trabajo y las tareas
¿Qué son los flujos de trabajo, las tareas, las tareas automatizadas, los tipos de aprobación de tareas y las acciones de tareas?
Flujos de trabajo
Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas que comienza después de indexar un documento. Cada tipo de documento tiene su propio flujo de trabajo (a menos que no se requieran comprobaciones).
Ejemplos de flujos de trabajo
Flujo de trabajo sencillo
Un flujo de trabajo sencillo con dos etapas de usuario.
Flujo de trabajo automatizado
Un flujo de trabajo que combina etapas automatizadas y de usuario.
Tareas
Tareas de usuario y automatizadas
Las tareas pueden ser realizadas por usuarios o de forma automatizada. El ejemplo anterior de flujo de trabajo automatizado muestra cómo un flujo de trabajo
puede completarse sin usuarios si se cumplen las condiciones.
Ejemplos de usuario | Ejemplos automatizados |
|---|---|
|
|
Tareas semiautomatizadas
Incluso cuando las tareas están asignadas a usuarios, DocMX puede seguir ofreciendo ayuda mediante las asistencias. No es totalmente automático, pero
ayuda a los usuarios a completar las tareas más rápido.
Tipos de aprobación de tareas
Hay tres formas de configurar una tarea de usuario, que determinan cuándo se completa la tarea para que el documento pueda avanzar
a la siguiente etapa del flujo de trabajo.
Anyone can action
Una tarea se asigna a uno o varios usuarios, en función de uno o varios
roles. Solo se necesita que un usuario apruebe la tarea.Each role must action
Una tarea se asigna a varios roles. Se necesita que un usuario de cada rol
apruebe la tarea.Everyone must action
Una tarea se asigna a varios usuarios, en función de uno o varios roles.
Se necesita que todos los usuarios aprueben la tarea.
Rol de registro de huéspedes | Rol de jefe de recepción | Rol de director general | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Usuario 1 | Usuario 2 | Usuario 3 | Usuario 4 | Usuario 5 | Usuario 6 | |
Anyone can action | ✓ | |||||
Each role must action | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Everyone must action | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Acciones de tareas
Las acciones principales son:
Approve
Tras comprobar los datos, un usuario puede aprobar y el documento pasa a la siguiente
etapa del flujo de trabajo.Reject
Un usuario puede rechazar y el documento se devuelve a una de las etapas anteriores del
flujo de trabajo, o se envía a otro lugar para que otra persona lo compruebe.Cancel
El flujo de trabajo se cancela.Hold
El flujo de trabajo se pone en espera.
Redirección de tareas
Las tareas pueden redirigirse mediante la función Out of Office.