Información sobre roles y permisos
¿Cómo afectan los roles y permisos al acceso de un usuario a un tipo de documento?
Roles de seguridad
Cada usuario de DocMX tiene uno o varios roles. Cada rol tiene distintos niveles de permisos, que determinan si un usuario tiene:
Acceso a una ubicación
Una ubicación puede ser la organización en su conjunto o un departamento como «Recursos Humanos». Esto es importante, ya que los documentos se encuentran dentro de las ubicaciones y los roles actúan como una llave para entrar en ellas.Acceso a un tipo de documento
Tener acceso a una ubicación es solo la mitad del camino. Una vez dentro de una ubicación, los usuarios también necesitan un rol que actúe como llave para abrir el tipo de documento.
Se necesitan 2 llaves para abrir un documento
Un usuario solo puede acceder a un documento si tiene acceso tanto a la ubicación como al tipo de documento.
Otros roles
Aprobación
Los usuarios con roles de aprobación reciben tareas como parte del proceso del flujo de trabajo.
Sin aprobación
Los roles sin aprobación permiten a los usuarios ver documentos.
Formulario
Los roles de formulario permiten a los usuarios completar formularios.
Permisos sobre una ubicación
Las ubicaciones en DocMX pueden entenderse como las distintas secciones, departamentos o entidades de una organización. Los usuarios solo pueden acceder a una ubicación si tienen un rol que se lo permita.
Ejemplos de ubicaciones
Por departamento
Una organización puede tener muchos departamentos distintos, que pueden considerarse ubicaciones. La empresa también se considera una ubicación.
Acceso a la empresa
Todos los usuarios reciben un rol para acceder a la ubicación de la empresa. Equivale a entrar en el edificio de la empresa.Acceso a departamentos
Los usuarios solo reciben acceso a las ubicaciones o departamentos necesarios para su trabajo.
Empresa | Contabilidad | Cocina | Ventas | |
|---|---|---|---|---|
Director financiero | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Contable | ✓ | ✓ | ||
Jefe de cocina | ✓ | ✓ | ||
Director de ventas | ✓ | ✓ |
Por entidad
Una organización puede tener muchas entidades, y cada una de ellas tendrá también distintos departamentos.
Acceso a la entidad
Todos los usuarios reciben un rol para acceder a la entidad en la que trabajan.Acceso regional
A un director regional se le pueden asignar roles en varias entidades.
Entidad 1 | E1 | Entidad 2 | E2 | |
|---|---|---|---|---|
Director de ventas de E1 | ✓ | ✓ | ✓ | |
Director de ventas de E2 | ✓ | ✓ | ||
Director regional de ventas | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Permisos sobre un tipo de documento
A un rol se le pueden conceder hasta cuatro permisos sobre un tipo de documento:
View
Add
Edit
Delete
Ejemplos
View | Add | Edit | Delete | |
|---|---|---|---|---|
Usuario de nivel básico | ✓ | ✓ | ||
Usuario de nivel intermedio | ✓ | ✓ | ✓ | |
Usuario de nivel alto | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Usuario de nivel básico
Este usuario puede tener un rol con permisos «view» y «add» para facturas. Esto le permitirá buscar facturas e indexarlas en el sistema.Usuario de nivel intermedio
Este usuario puede tener un rol con permisos «view», «add» y «edit» para facturas. Esto le permitirá hacer lo mismo que el usuario de nivel básico y, además, editar facturas.Usuario de nivel alto
Este usuario puede tener un rol con permisos «view», «add», «edit» y «delete» para facturas. Esto le permitirá hacer lo mismo que el usuario de nivel intermedio y, además, eliminar facturas.
En los ejemplos anteriores se supone que los usuarios también tienen un rol con permiso para acceder a la ubicación de las facturas.