Rollen en machtigingen begrijpen

Beveiligingsrollen

Elke gebruiker in DocMX heeft een of meer rollen. Elke rol heeft verschillende machtigingsniveaus, en deze bepalen of een gebruiker beschikt over:

1. Toegang tot een locatie
   Een locatie kan de organisatie als geheel zijn, of een afdeling zoals 'Human Resources'. Dit is belangrijk omdat documenten in locaties worden geplaatst en rollen fungeren als sleutel om die locaties te betreden.

2. Toegang tot een documenttype
   Toegang tot een locatie is het halve werk. Zodra gebruikers zich in een locatie bevinden, hebben ze ook een rol nodig die fungeert als sleutel om het documenttype te openen.

Overige rollen

Goedkeuring

Gebruikers met goedkeuringsrollen ontvangen taken als onderdeel van het workflowproces.

Geen goedkeuring

Met rollen zonder goedkeuring kunnen gebruikers documenten bekijken.

Formulier

Met formulierrollen kunnen gebruikers formulieren invullen.

Machtigingen voor een locatie

Locaties in DocMX kunt u zien als de verschillende onderdelen, afdelingen of entiteiten van een organisatie. Gebruikers hebben alleen toegang tot een locatie als ze een rol hebben die dit toestaat.

Voorbeelden van locaties

Per afdeling

Een organisatie kan veel verschillende afdelingen hebben die als locaties kunnen worden beschouwd. Ook het bedrijf zelf wordt als locatie beschouwd.

• Toegang tot het bedrijf
  Alle gebruikers krijgen een rol voor toegang tot de bedrijfslocatie. Dit is te vergelijken met het binnenlopen van het bedrijfsgebouw.

• Toegang tot afdelingen
  Gebruikers krijgen alleen toegang tot de locaties/afdelingen die ze voor hun werk nodig hebben.

Per entiteit

Een organisatie kan veel entiteiten hebben, die elk ook verschillende afdelingen hebben.

• Toegang tot een entiteit
  Alle gebruikers krijgen een rol voor toegang tot de entiteit waar ze werken.

• Regionale toegang
  Een regionaal directeur kan toegang krijgen tot rollen in meerdere entiteiten.

Machtigingen voor een documenttype

Aan een rol kunnen maximaal vier machtigingen voor een documenttype worden toegekend:

1. View

2. Add

3. Edit

4. Delete

Voorbeelden

• Gebruiker op basisniveau
  Deze gebruiker kan een rol hebben met de rechten 'view' en 'add' voor facturen. Hiermee kan de gebruiker facturen zoeken en deze in het systeem indexeren.

• Gebruiker op middenniveau
  Deze gebruiker kan een rol hebben met de rechten 'view', 'add' en 'edit' voor facturen. Hiermee kan de gebruiker hetzelfde als de gebruiker op basisniveau, maar ook facturen bewerken.

• Gebruiker op hoog niveau
  Deze gebruiker kan een rol hebben met de rechten 'view', 'add', 'edit' en 'delete' voor facturen. Hiermee kan de gebruiker hetzelfde als de gebruiker op middenniveau, maar ook facturen verwijderen.

Bij de bovenstaande voorbeelden wordt ervan uitgegaan dat de gebruikers ook een rol hebben met toegang tot de locatie van de facturen.