DocMX-woordenlijst
Veelgebruikte termen die u kunt tegenkomen tijdens het werken in DocMX.
Deze woordenlijst beschrijft veelgebruikte termen die u kunt tegenkomen tijdens het werken in DocMX of in ons Helpcentrum.
A
Actie
Het resultaat van een specifieke taak. Een voorbeeld van een actie voor een taak is ‘Approve’.
Actiegerichte notitie
Een speciale notitie bij een document waarvoor de toegewezen gebruiker een actie moet uitvoeren om deze af te handelen. De notitie kan ook worden geannuleerd door de gebruiker die deze heeft toegevoegd.
Advies
Een type assistentie dat details en informatie geeft over het document dat wordt bekeken, bijvoorbeeld beleid.
Verouderd
De taak voor het document heeft de volgens het beleid toegestane tijd overschreden.
Veroudering
Een indicatie van hoe lang het document zich al in een bepaalde fase van een workflow bevindt.
Alziend oog
De mogelijkheid voor een gebruiker om al zijn of haar taken binnen alle entiteiten te zien.
Analyse
Een onderdeel van een controlecentrum dat een specifieke maatstaf, statistiek of grafiek toont.
Anker (zie koppelen)
Een specifieke plek in een document die is gekoppeld aan een ander anker in een ander document.
Annotatie
Een notitie die zich op een document bevindt.
Goedkeuringsgeschiedenis
Tijdlijn van de acties die in een workflow voor een specifiek document zijn uitgevoerd.
Archief
Documenten worden na een aantal dagen, afhankelijk van het documenttype, gearchiveerd en verschijnen dan niet meer in de standaardzoekresultaten.
Assistentie
Informatie die de gebruiker te zien krijgt over het document dat op dat moment wordt bekeken, om weloverwogen beslissingen te helpen nemen en fouten te beperken.
Bijlage
Een extra bestand dat aan een document is gekoppeld.
Audit
Alle acties die een gebruiker in DocMX uitvoert, vastgelegd en voorzien van een tijdstempel.
Automatiseren
De mogelijkheid om een document naar een geautomatiseerd proces te sturen. Deze processen hebben over het algemeen betrekking op het classificeren van het document en het extraheren van informatie uit het document.
B
Boemerang
Een taak ter controle naar een andere gebruiker sturen, waarna deze volgens het beleid terugkeert naar de oorspronkelijke gebruiker voor afhandeling.
Bulkgoedkeuring
Meerdere taken tegelijk afhandelen met hetzelfde actietype.
Bulkupdate
De taggegevens van meerdere documenten tegelijk bijwerken.
C
Berekening
Een triggertype en assistentie die gebruikers helpt met rekenwerk.
Certificering
Een beoordelingssysteem om workflowprocessen te belonen en processen te markeren die buiten bepaalde criteria of het beleid vallen.
Classificatie
Het bepalen van het documenttype van een document.
Contactgegevens
Een type assistentie dat relevante contactgegevens toont voor het document dat wordt bekeken.
Container
Een plek waar een document wordt opgeslagen (zie locatie).
Controlecentra
Maatstaven, statistieken en grafieken die specifieke processen en functies binnen DocMX in detail weergeven.
Create
Menu-item met een lijst van nieuwe formulieren en documenten die een specifieke gebruiker kan aanmaken.
Kritiek
Een verouderingsstatus waarbij de taak de verouderingstermijn heeft overschreden en nu onmiddellijk moet worden afgehandeld.
Valuta
Een vraagtype waarbij alleen een valutabedrag kan worden ingevoerd.
D
Daily Dash
Een type controlecentrum waarmee pakketten documenten in een kalender kunnen worden bekeken.
Gegevensbron
Een bron waaruit aanvullende gegevens worden opgehaald. Meestal gaat het om opzoekingen bij derden, maar het kunnen ook eenvoudige lijsten zijn.
Datumkiezer
Een tagtype of vraag waarbij alleen een datum kan worden geselecteerd.
Verwijderen
Een document virtueel uit DocMX verwijderen.
DocMX
De wereldleider in document- en informatiebeheer.
Documentgroep
Een documentgroep is een verzameling verwante documenttypen.
Bijvoorbeeld: de groep “Accounts Payable“ kan “Supplier Invoice“, “Credit Note“ en “Expense Claim“ bevatten.
Documenttype
De classificatie van een document.
Bijvoorbeeld: jaarlijks verlof, balans crediteuren, onkostendeclaratie, factuur, notulen.
Documenten zoeken
Zoeken binnen een specifiek documenttype, waarbij tags worden gebruikt om te filteren op een specifieke set documenten.
Downloaden
Het bestand downloaden uit DocMX.
Openstaande notities
Notities of annotaties die ter afhandeling aan een gebruiker zijn toegewezen.
Slepen en neerzetten
Een document uploaden door het naar de gebruikersinterface te slepen en de muisknop los te laten.
Dropzones
Een verzameling gebieden voor het uploaden van documenten waarvoor specifieke criteria zijn ingesteld, bijvoorbeeld het documenttype.
Dynamische toewijzing
De gebruiker van een taak bepalen via een dynamische query.
E
Entiteit
Een afgescheiden eenheid van informatie, meestal een bedrijf of bedrijfsonderdeel.
Entiteitsopties
Lijsten en logica die zijn gekoppeld aan documenten en tags binnen een specifieke entiteit.
Verloop
De taak is te laat en de standaardactie wordt uitgevoerd om knelpunten te voorkomen.
Document exporteren
De metadata in een specifieke syntaxis exporteren voor toepassingen van derden.
Exporteren naar Excel
De resultaten van het zoekraster exporteren naar een XLS-document.
F
Familie
Een familie is een verzameling documenten die automatisch via specifieke tags aan elkaar worden gekoppeld.
Bijvoorbeeld: de familie “Purchase Orders“ kan een “Supplier Invoice“ koppelen aan een “Purchase Order“ wanneer het PO-nummer van beide documenten overeenkomt.
Familiepakket
De mogelijkheid om een groot aantal verwante documenten te bekijken terwijl u het oorspronkelijke document nog beoordeelt.
Stroombaan
Een visuele, logische scheiding om taken in een workflow te groeperen.
Formulier
Een aangepaste set invoervelden die een gebruiker invult en indient om relevante informatie vast te leggen, bijvoorbeeld een verlofaanvraagformulier.
G
Globale toewijzing
Bepaalt op basis van de globale rol en de locatie van het document wie aan de taak wordt toegewezen.
Globaal zoeken
In alle documenttypen zoeken naar trefwoorden in de documenttags of de inhoud van het document.
Globale instellingen
Een lijst met instellingen die voor alle gebruikers gelden.
Groepstags
Een verzameling terugkerende tags die aan een document zijn gekoppeld. Vaak geven deze de regels van een tabel weer.
Groepsvragen
Een verzameling verwante vragen in een formulier, meestal weergegeven in een tabel.
H
Markeringen
De mogelijkheid om documenten in meerdere kleuren te markeren.
Markeringen groeperen
Meerdere markeringskleuren in een document groeperen en de groep ter referentie een label geven.
I
Beeldherkenning
Een type assistentie dat trefwoorden extraheert om een foto of afbeelding te beschrijven.
Indexeren
Het proces waarbij een document aan het systeem wordt toegevoegd: het document wordt als een specifiek documenttype geclassificeerd en krijgt de metadatatags die bij dat documenttype horen.
Informatiekader
De structuur en taxonomie van de informatie van de organisatie.
Paraferen
Een pagina in een document markeren om aan te geven dat deze is gezien en goedgekeurd.
Intray
De locatie waar de documenten van de gebruiker staan voordat ze worden geïndexeerd. Hier kunnen de documenten worden bewerkt en vervolgens geïndexeerd.
Factuurverwerking
Het proces waarbij leveranciersfacturen automatisch worden geclassificeerd, belangrijke informatie wordt vastgelegd en de factuur wordt geïndexeerd en in een workflow geplaatst.
J
Job
Een achtergrondtaak die de gebruiker een melding stuurt zodra deze is voltooid, bijvoorbeeld het exporteren van metadata.
K
L
Laatste taak
De taak die het meest recent naar de gebruiker is gestuurd.
Levenscyclusbeheer
De fasen in het bestaan van een document, bijvoorbeeld actueel, gearchiveerd en vernietigd.
Koppelen
Het verbinden van waarden van het ene document of de ene pagina met een ander document of een andere pagina in het systeem.
Locatie
Een plek waar een document wordt opgeslagen.
Opzoeking
Een set gegevens van derden die wordt opgehaald (zie gegevensbron).
M
Verplicht
Een validatietype dat ervoor zorgt dat er een waarde aanwezig is, meestal bij een tag of vraag tijdens het indexeren van een document of formulier.
Masker
Een opmaakbeperking voor vragen en tags om ervoor te zorgen dat de juiste waarde wordt ingevoerd.
Vermelding
Een gebruiker op de hoogte brengen van een opmerking of notitie door het @-teken vóór de naam van de gebruiker te plaatsen.
Samenvoegen
Twee afzonderlijke documenten combineren tot één document.
Message
Een bericht kan in de applicatie of via e-mail binnenkomen. Het informeert de gebruiker over een specifieke actie in het systeem, bijvoorbeeld wanneer de gebruiker in een notitie is vermeld of wanneer er een nieuwe taak voor de gebruiker is aangemaakt.
Metadata
Zie Tags
N
Notification
Zie Message
O
Observation
Een type assist dat een reeks logica uitvoert en de gebruiker waarschuwt als het resultaat buiten de verwachte criteria valt.
OCR (Optical Character Recognition)
OCR is een technologie die tekst in een digitale afbeelding herkent.
Oldest Task
De taak die het langst bij de gebruiker ligt.
Out of Office
Een functie waarmee een gebruiker zijn of haar taken opnieuw kan toewijzen wanneer hij of zij afwezig is.
Owner
De eigenaar van een document is de persoon die het document heeft geïndexeerd. Wanneer een document via een geautomatiseerd importproces wordt geïndexeerd, is DocMX de eigenaar.
P
Page Audit
Registreren dat een gebruiker een pagina heeft bekeken. Bij het naar beneden scrollen moet de gebruiker even op de pagina zijn blijven staan.
Parallel Processing
Een taak ter goedkeuring naar meerdere gebruikers sturen, die allemaal tegelijkertijd kunnen goedkeuren.
PDF (Portable Document Format)
Een digitaal bestandsformaat dat alle elementen van een afgedrukt document vastlegt.
Preferences
Instellingen die voor de gebruiker zijn aangepast en door de gebruiker zelf worden bepaald.
Print Document
Het document afdrukken dat op dat moment wordt bekeken.
Print Grid
De huidige zoekresultaten afdrukken.
Profile
Een groep instellingen die op een gebruiker wordt toegepast. Een gebruiker kan slechts één profiel hebben.
Profile Picture
Een avatar die aan de gebruiker is gekoppeld, zodat deze snel te herkennen is.
Q
Query
Een type assist waarmee gegevens uit een gegevensbron kunnen worden opgezocht en bij het betreffende document worden weergegeven.
Question
Een veld op een formulier dat de gebruiker doorgaans moet invullen, bijvoorbeeld een tekstvak.
R
Reassign Task
Een taak die nog door een gebruiker moet worden afgehandeld, overdragen aan een andere gebruiker.
Reload Document
Laadt de taak die op dat moment wordt bekeken opnieuw, voor het geval er iets is gewijzigd.
Report
Algemene of aangepaste rapporten op basis van alle gegevens waartoe het systeem toegang heeft.
Restart Workflow
Beëindigt de huidige workflow en start de workflow opnieuw bij de oorspronkelijke standaardtaak.
Revision
Een eerdere versie van hetzelfde document.
Role
Onderdeel van het profiel van een gebruiker dat bepaalt tot welke locaties en documenttypen de gebruiker toegang heeft en of de gebruiker een goedkeurder is.
Role Approval
Iedereen binnen een rol kan de taak goedkeuren, maar als er meerdere rollen aan een taak zijn gekoppeld, gaat het document pas verder wanneer alle rollen hebben goedgekeurd.
Role Types
Rollen hebben bepaalde kenmerken, hoewel ze allemaal simpelweg een verzameling gebruikers zijn. De volgende roltypen kunnen worden gedefinieerd:
Approval
Job
Security
Global
S
Search and Attach
De mogelijkheid om tijdens het bekijken van een document in het systeem te zoeken en een gerelateerd document bij te voegen.
Search Conjunctions
Optie om zoekcriteria aan elkaar te koppelen, bijvoorbeeld met AND of OR.
Search Filters
Gebruik de kolomfilters in het zoekraster om de zoekresultaten te verfijnen.
Search Grid
Het zoekraster dat de resultaten van de zoekopdracht van de gebruiker weergeeft.
Search Grid Highlights
Bepaalde waarden in het zoekraster markeren, bijvoorbeeld statustypen.
Search Grouping
Zoekresultaten groeperen op kolom.
Search Limit
Het maximale aantal documenten dat bij een zoekopdracht wordt weergegeven, ook als er meer documenten worden gevonden.
Search Logic
De mogelijkheid om verschillende logica aan zoekcriteria toe te voegen, bijvoorbeeld Greater Than.
Search Row Group Tags
Per rij in de zoekresultaten inzoomen op de groepstags die aan het document zijn gekoppeld.
Section
Een groep niet-gerelateerde vragen op een formulier.
Selection Box
Een tagtype of vraag met een vervolgkeuzelijst van waarden waaruit verplicht moet worden gekozen.
Send for Comment
Een link naar het document naar een externe partij sturen voor commentaar. Er kan worden bijgehouden wanneer het document is bekeken of van commentaar is voorzien.
Settings
Een lijst met instellingen voor specifieke gebruikers die aan een profiel zijn gekoppeld.
Sequential Processing
Een taak naar een gebruiker sturen, waarbij de volgende goedkeurder pas kan goedkeuren nadat de eerste gebruiker het document heeft afgehandeld.
Signing
Een handtekening toevoegen en op een document plaatsen.
Single Sign On
De mogelijkheid om in te loggen met een gebruikersdirectory van derden, bijvoorbeeld Microsoft 365. Ondersteunde protocollen zijn onder meer SAML, OAuth 2.0 en OpenID Connect.
Share
Een link maken waarmee een geautoriseerde gebruiker het document kan bekijken.
Split
Alle pagina's van één document opsplitsen in afzonderlijke documenten.
Spreadsheet Automation
Een assist die een spreadsheet verwerkt, de gegevens valideert en markeert en andere documenten eraan koppelt.
Stamp
Een afbeelding of stempel op een PDF plaatsen, als nabootsing van een echte stempel.
Suggestion Box
Een tagtype of vraag met een vervolgkeuzelijst van waarden die kunnen worden gebruikt, maar niet verplicht zijn.
Super Note
Een notitie die dient als annotatie en als opmerking en die aan een gebruiker kan worden toegewezen. De notitie ligt in een laag boven het document, zodat deze in het hele systeem kan worden gevolgd.
T
Table
Een besturingselement in een formulier waarmee de gebruiker gegevens in een raster kan invoeren.
Tags (metadata)
Belangrijke informatie over een document.
Bijvoorbeeld aanmaakdatum, factuurdatum, factuurnummer, factuurtotaal, betaaldatum en betalingskenmerk.
Task
Een actie die op een document moet worden uitgevoerd.
Task Owner
De gebruiker die de workflow heeft gestart.
Thumbnail
Kleine voorbeeldafbeeldingen van de pagina's in het document.
Ticket
Een documenttype dat werkt als een formulier en een opmerkingengedeelte heeft waarin een gesprek kan worden gevoerd. E-mails worden ook aan het gesprek toegevoegd.
Time Range
Een tijdsbereik dat bij het zoeken wordt opgegeven, zodat alleen documenten uit die periode worden weergegeven.
Tool Tip
Een pop-up-helpvenster voor tags en vragen, ook voor DocMX-functies.
Transcribe
Een type assist waarmee een spraakopname in tekst kan worden omgezet.
Transfer
Een profiel dat is ingesteld voor uploaden en automatisering en waaraan vooraf gedefinieerde instellingen kunnen worden gekoppeld, bijvoorbeeld het documenttype bepalen of het document naar een geautomatiseerd proces sturen.
Trigger
Een gebeurtenis die aan een actie is gekoppeld, doorgaans aan een tag, bijvoorbeeld op een knop klikken om de btw (GST) te berekenen.
Two Form Authentication
Vereist dat de gebruiker een tweede vorm van verificatie heeft, bijvoorbeeld een telefoon, om te kunnen inloggen.
U
Undo Tag Changes
De mogelijkheid om wijzigingen in tags ongedaan te maken terwijl de gebruiker het document geopend heeft.
Upload and Attach
De mogelijkheid om tijdens het bekijken van een document een bestand van het bestandssysteem van de gebruiker te uploaden en als bijlage toe te voegen.
Upload PC
De lokale client-pc die bestanden verzamelt van scanners, virtuele printers en systemen van derden voordat deze naar de DocMX-servers worden overgebracht.
User Interface (UI)
Het scherm dat de gebruiker ziet en gebruikt in de DocMX-webapp.
V
Validation
Problemen en waarschuwingen wanneer metadata niet aan het vereiste formaat voldoen of niet aan de vereiste logica voldoen.
Virtual Column
Een virtuele kolom in de zoekresultaten maken die is samengesteld uit metadata in het document.
Virtual Delete
Het document uit het systeem verwijderen, terwijl het fysieke bestand behouden blijft.
Virtual Printer
Een printer die niet fysiek bestaat, maar zich op de Upload PC bevindt en afdrukken opslaat als PDF's (dus in digitaal formaat, zonder papier).
W
Watch
Een document in het systeem markeren om het op wijzigingen te controleren en een melding te sturen wanneer er iets verandert.
Webpage Download
De mogelijkheid om een URL op te geven, waarna de webpagina wordt gedownload en als PDF in de intray van de gebruiker wordt geplaatst.
Workflow
De volgorde van acties op een document, vanaf het moment dat het in het systeem wordt geïndexeerd tot alle controles en goedkeuringen zijn voltooid.