DocMX-Glossar
Gängige Begriffe, auf die Sie bei der Arbeit mit DocMX stoßen können.
Dieses Glossar erläutert gängige Begriffe, auf die Sie bei der Arbeit mit DocMX oder in unserem Help Centre stoßen können.
A
Action
Ergebnisse bestimmter Aufgaben. Eine Beispielaktion für eine Aufgabe wäre „Approve“.
Actionable Note
Eine spezielle Notiz zu einem Dokument, für deren Erledigung der zugewiesene Benutzer eine Aktion ausführen muss. Die Notiz kann auch von dem Benutzer storniert werden, der sie hinzugefügt hat.
Advice
Eine Art von Assist, die Details und Informationen zum angezeigten Dokument bereitstellt, z. B. Richtlinien.
Aged
Die Aufgabe für das Dokument hat die gemäß Richtlinie zulässige Zeit überschritten.
Aging
Angabe, wie lange sich das Dokument bereits in einer bestimmten Phase eines Workflows befindet.
All-Seeing-Eye
Die Möglichkeit für Benutzer, alle ihre Aufgaben über alle Entitäten hinweg zu sehen.
Analysis
Eine Komponente eines Control Centre, die eine bestimmte Kennzahl, Statistik oder ein Diagramm anzeigt.
Anchor (siehe Linking)
Eine bestimmte Stelle in einem Dokument, die mit einem anderen Anchor in einem anderen Dokument verknüpft ist.
Annotation
Eine Notiz, die sich auf einem Dokument befindet.
Approval History
Zeitachse der Aktionen, die in einem Workflow für ein bestimmtes Dokument ausgeführt wurden.
Archive
Dokumente werden je nach Dokumenttyp nach einer bestimmten Anzahl von Tagen archiviert und erscheinen nicht in den Standardsuchergebnissen.
Assist
Informationen, die dem Benutzer zum aktuell angezeigten Dokument angezeigt werden, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und Fehler zu reduzieren.
Attachment
Eine zusätzliche Datei, die einem Dokument zugeordnet ist.
Audit
Alle Aktionen eines Benutzers in DocMX, aufgezeichnet und mit Zeitstempel versehen.
Automate
Die Möglichkeit, ein Dokument an einen automatisierten Prozess zu senden. Diese Prozesse betreffen in der Regel die Klassifizierung und das Extrahieren von Informationen aus dem Dokument.
B
Boomerang
Eine Aufgabe wird zur Prüfung an einen anderen Benutzer gesendet und kehrt anschließend gemäß Richtlinie zur Bearbeitung an den ursprünglichen Benutzer zurück.
Bulk Approve
Mehrere Aufgaben gleichzeitig mit demselben Aktionstyp bearbeiten.
Bulk Update
Die Tag-Informationen mehrerer Dokumente gleichzeitig aktualisieren.
C
Calculation
Ein Triggertyp und Assist, der Benutzer bei Berechnungen unterstützt.
Certification
Ein Bewertungssystem, das Workflow-Prozesse auszeichnet und kennzeichnet, die bestimmte Kriterien oder Richtlinien nicht erfüllt haben.
Classification
Festlegen des Dokumenttyps für ein Dokument.
Contact Details
Eine Art von Assist, die relevante Kontaktdaten zum angezeigten Dokument anzeigt.
Container
Ein Ort, an dem ein Dokument gespeichert ist (siehe Location).
Control Centres
Kennzahlen, Statistiken und Diagramme zu bestimmten Prozessen und Funktionen in DocMX.
Create
Menüpunkt mit einer Liste neuer Formulare und Dokumente, die ein bestimmter Benutzer erstellen kann.
Critical
Ein Aging-Status, bei dem die Aufgabe die Aging-Frist überschritten hat und nun sofort bearbeitet werden muss.
Currency
Ein Fragetyp, bei dem nur ein Währungsbetrag eingegeben werden kann.
D
Daily Dash
Eine Art von Control Centre, mit der Dokumentpakete in einem Kalender angezeigt werden können.
Data Source
Ein Bereich, aus dem zusätzliche Daten abgerufen werden. Dabei handelt es sich in der Regel um Abfragen bei Drittanbietern, es können aber auch einfache Listen sein.
Date Picker
Ein Tag-Typ oder eine Frage, bei der nur ein Datum ausgewählt werden kann.
Delete
Ein Dokument virtuell aus DocMX löschen.
DocMX
Der weltweit führende Anbieter für Dokumenten- und Informationsmanagement.
Document Group
Eine Document Group ist eine Sammlung zusammengehöriger Dokumenttypen.
Beispiel: Die Gruppe „Accounts Payable“ kann „Supplier Invoice“, „Credit Note“ und „Expense Claim“ enthalten.
Document Type
Die Klassifizierung eines Dokuments.
Beispiele: Jahresurlaub, Bilanz Kreditoren, Spesenabrechnung, Rechnung, Sitzungsprotokoll.
Document Search
Suche in einem bestimmten Dokumenttyp, bei der Tags verwendet werden, um auf bestimmte Dokumente zu filtern.
Download
Die Datei aus DocMX herunterladen.
Due Notes
Notizen oder Annotationen, die einem Benutzer zur Erledigung zugewiesen wurden.
Drag And Drop
Hochladen eines Dokuments, indem Sie es auf die Benutzeroberfläche ziehen und die Maustaste loslassen.
Drop Zones
Eine Sammlung von Bereichen zum Hochladen von Dokumenten mit festgelegten Kriterien, z. B. Dokumenttyp.
Dynamic Assignment
Den Benutzer einer Aufgabe über eine dynamische Abfrage festlegen.
E
Entity
Eine Trennung von Informationen, in der Regel ein Unternehmen oder eine Geschäftseinheit
Entity Options
Listen und Logik, die Dokumenten und Tags innerhalb einer bestimmten Entität zugeordnet sind.
Expiry
Die Aufgabe ist überfällig, und es wird die Standardaktion ausgeführt, um Engpässe zu vermeiden.
Export Document
Die Metadaten in einer bestimmten Syntax für Anwendungen von Drittanbietern exportieren
Export to Excel
Die Ergebnisse des Suchrasters in ein XLS-Dokument exportieren.
F
Family
Eine Family ist eine Sammlung von Dokumenten, die über bestimmte Tags automatisch verknüpft werden.
Beispiel: Die Family „Purchase Orders“ kann eine „Supplier Invoice“ mit einer „Purchase Order“ verknüpfen, wenn die Bestellnummern beider Dokumente übereinstimmen.
Family Pack
Die Möglichkeit, eine große Anzahl zusammengehöriger Dokumente anzuzeigen und gleichzeitig das Originaldokument zu prüfen.
Flow Lane
Eine visuelle, logische Trennung zur Gruppierung von Aufgaben in einem Workflow.
Form
Eine angepasste Gruppe von Eingabefeldern, die ein Benutzer ausfüllt und absendet, um relevante Informationen zu erfassen, z. B. ein Urlaubsantrag.
G
Global Assignment
Legt anhand der globalen Rolle und des Speicherorts des Dokuments fest, wem die Aufgabe zugewiesen wird.
Global Search
Suche über alle Dokumenttypen hinweg nach Schlüsselwörtern in den Dokument-Tags oder im Dokumentinhalt.
Global Settings
Eine Liste von Einstellungen, die für alle Benutzer gelten.
Group Tags
Eine Sammlung sich wiederholender Tags, die einem Dokument zugeordnet sind. Häufig bilden sie Positionen in einer Tabelle ab.
Group Questions
Eine Sammlung zusammengehöriger Fragen eines Formulars, die in der Regel in einer Tabelle angezeigt werden.
H
Highlights
Die Möglichkeit, Dokumente in mehreren Farben hervorzuheben.
Highlight Grouping
Mehrere Hervorhebungsfarben in einem Dokument gruppieren und die Gruppe zur Referenz benennen.
I
Image Recognition
Ein Assist-Typ, der Schlüsselwörter zur Beschreibung eines Fotos oder Bildes extrahiert.
Index
Das Hinzufügen eines Dokuments zum System, wobei das Dokument einem bestimmten Dokumenttyp zugeordnet und mit den zugehörigen Metadaten-Tags versehen wird.
Information Framework
Die Struktur und Taxonomie der Informationen einer Organisation.
Initialing
Kennzeichnen einer Seite in einem Dokument als gesichtet und genehmigt.
Intray
Ort, an dem sich die Dokumente eines Benutzers vor der Indizierung befinden. Hier können die Dokumente bearbeitet und anschließend indiziert werden.
Invoice Capture
Das automatische Klassifizieren und Erfassen wichtiger Informationen aus Lieferantenrechnungen sowie das Indizieren der Rechnung und ihre Übergabe an einen Workflow.
J
Job
Eine Hintergrundaufgabe, nach deren Abschluss der Benutzer benachrichtigt wird, z. B. der Export von Metadaten.
K
L
Last Task
Die Aufgabe, die dem Benutzer zuletzt gesendet wurde.
Life Cycle Management
Die Phasen im Bestehen eines Dokuments, z. B. aktuell, archiviert und vernichtet.
Linking
Das Verbinden von Werten eines Dokuments oder einer Seite mit einem anderen Dokument oder einer anderen Seite im System.
Location
Ein Ort, an dem ein Dokument gespeichert ist.
Look Up
Ein abzurufender Datensatz eines Drittanbieters (siehe Data Source)
M
Mandatory
Ein Validierungstyp, der sicherstellt, dass ein Wert vorhanden ist, in der Regel bei einem Tag oder einer Frage beim Indizieren eines Dokuments oder Formulars.
Mask
Eine Formatvorgabe für Fragen und Tags, die sicherstellt, dass der richtige Wert eingegeben wird.
Mention
Einen Benutzer über einen erstellten Kommentar oder eine Notiz benachrichtigen, indem Sie das Symbol @ vor seinen Namen setzen.
Merge
Zwei separate Dokumente werden zu einem einzigen Dokument zusammengeführt.
Message
Eine Nachricht kann in der Anwendung oder per E-Mail eingehen. Sie informiert den Benutzer über eine bestimmte Aktion im System, z. B. dass der Benutzer in einer Notiz erwähnt wurde oder dass eine neue Aufgabe für den Benutzer erstellt wurde.
Metadata
Siehe Tags
N
Notification
Siehe Message
O
Observation
Eine Art von Assist, die eine Reihe von Logikregeln ausführt und den Benutzer benachrichtigt, wenn das Ergebnis außerhalb der erwarteten Kriterien liegt.
OCR (Optical Character Recognition)
OCR (optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, die Text in einem digitalen Bild erkennt.
Oldest Task
Die Aufgabe, die sich am längsten beim Benutzer befindet.
Out of Office
Eine Funktion, mit der ein Benutzer seine Aufgaben neu zuweisen kann, wenn er abwesend ist.
Owner
Der Besitzer eines Dokuments ist die Person, die das Dokument indexiert hat. Wird ein Dokument über einen automatisierten Importprozess indexiert, ist DocMX der Besitzer.
P
Page Audit
Protokollierung, dass ein Benutzer eine Seite angesehen hat. Beim Scrollen muss der Benutzer dazu auf der Seite verweilt haben.
Parallel Processing
Eine Aufgabe wird zur Genehmigung an mehrere Benutzer gesendet, die alle gleichzeitig genehmigen können.
PDF (Portable Document Format)
Ein digitales Dateiformat, das alle Elemente eines gedruckten Dokuments erfasst.
Preferences
Einstellungen, die vom Benutzer selbst festgelegt und auf ihn zugeschnitten sind.
Print Document
Druckt das aktuell angezeigte Dokument.
Print Grid
Druckt die aktuellen Suchergebnisse.
Profile
Eine Gruppe von Einstellungen, die auf einen Benutzer angewendet wird. Ein Benutzer kann nur ein Profil haben.
Profile Picture
Ein dem Benutzer zugeordneter Avatar zur schnellen Identifizierung.
Q
Query
Eine Art von Assist, die Daten aus einer Datenquelle abruft und zusammen mit dem zugehörigen Dokument anzeigt.
Question
Ein Feld in einem Formular, das der Benutzer in der Regel ausfüllen soll, z. B. ein Textfeld.
R
Reassign Task
Eine Aufgabe, die derzeit auf die Bearbeitung durch einen Benutzer wartet, wird zur Bearbeitung an einen anderen Benutzer übertragen.
Reload Document
Lädt die aktuell angezeigte Aufgabe neu, falls sich etwas geändert hat.
Report
Allgemeine oder angepasste Berichte auf Grundlage aller Daten, auf die das System zugreifen kann.
Restart Workflow
Beendet den aktuellen Workflow und startet ihn bei seiner ursprünglichen Standardaufgabe neu.
Revision
Frühere Version desselben Dokuments.
Role
Teil des Benutzerprofils, der festlegt, auf welche Standorte und Dokumenttypen ein Benutzer Zugriff hat und ob der Benutzer ein Genehmiger ist.
Role Approval
Jedes Mitglied einer Rolle kann die Aufgabe genehmigen. Sind einer Aufgabe jedoch mehrere Rollen zugeordnet, wird das Dokument erst weitergeleitet, wenn alle Rollen genehmigt haben.
Role Types
Rollen haben bestimmte Eigenschaften, sind aber alle lediglich eine Sammlung von Benutzern. Folgende Rollentypen können definiert werden:
Approval
Job
Security
Global
S
Search and Attach
Die Möglichkeit, während der Anzeige eines Dokuments im System zu suchen und ein zugehöriges Dokument anzuhängen.
Search Conjunctions
Option zum Verknüpfen von Suchkriterien, z. B. mit AND oder OR.
Search Filters
Verwenden Sie die Spaltenfilter im Suchraster, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
Search Grid
Das Suchraster, das die Ergebnisse der Suche des Benutzers anzeigt.
Search Grid Highlights
Hebt bestimmte Werte im Suchraster hervor, z. B. Statustypen.
Search Grouping
Gruppiert Suchergebnisse nach ihren Spalten.
Search Limit
Die maximale Anzahl von Dokumenten, die bei einer Suche zurückgegeben werden, auch wenn mehr Dokumente gefunden werden.
Search Logic
Möglichkeit, Suchkriterien mit verschiedenen Logikoperatoren zu versehen, z. B. Greater Than.
Search Row Group Tags
Zeigt für jede Zeile der Suchergebnisse detailliert die dem Dokument zugeordneten Gruppen-Tags an.
Section
Eine Gruppierung unabhängiger Fragen in einem Formular.
Selection Box
Ein Tag-Typ oder eine Frage mit einer Dropdown-Liste von Werten, aus denen zwingend gewählt werden muss.
Send for Comment
Sendet einen Link zum Dokument zur Kommentierung an eine externe Partei. Es lässt sich nachverfolgen, wann das Dokument angesehen oder kommentiert wurde.
Settings
Eine Liste von Einstellungen für bestimmte Benutzer, die mit einem Profil verknüpft sind.
Sequential Processing
Eine Aufgabe wird an einen Benutzer gesendet, und der nächste Genehmiger kann erst genehmigen, wenn der erste Benutzer das Dokument bearbeitet hat.
Signing
Eine Unterschrift hinzufügen und auf ein Dokument anwenden.
Single Sign On
Möglichkeit, sich über ein Benutzerverzeichnis eines Drittanbieters anzumelden, z. B. Microsoft 365. Unterstützte Protokolle sind SAML, OAuth 2.0 und OpenID Connect.
Share
Erstellt einen Link, über den ein autorisierter Benutzer das Dokument ansehen kann.
Split
Ein einzelnes Dokument wird so aufgeteilt, dass alle Seiten zu separaten Dokumenten werden.
Spreadsheet Automation
Ein Assist, der eine Tabellenkalkulation auswertet, validiert, Werte hervorhebt und andere Dokumente zuordnet.
Stamp
Fügt einem PDF ein Bild bzw. einen Stempel hinzu, der einen echten Stempel nachbildet.
Suggestion Box
Ein Tag-Typ oder eine Frage mit einer Dropdown-Liste von Werten, die verwendet werden können, aber nicht verpflichtend sind.
Super Note
Eine Notiz, die zugleich als Anmerkung und Kommentar dient und einem Benutzer zugewiesen werden kann. Sie liegt auf einer Ebene über dem Dokument und kann so im gesamten System nachverfolgt werden.
T
Table
Ein Steuerelement in einem Formular, mit dem der Benutzer Daten in ein Raster eingeben kann.
Tags (metadata)
Wichtige Informationen zu einem Dokument.
z. B. Erstellungsdatum, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Zahlungsdatum, Zahlungsreferenz.
Task
Eine Aktion, die an einem Dokument ausgeführt werden soll.
Task Owner
Der Benutzer, der den Workflow gestartet hat.
Thumbnail
Kleine Vorschaubilder der Seiten eines Dokuments.
Ticket
Ein Dokumenttyp, der wie ein Formular funktioniert und einen Kommentarbereich für einen Gesprächsverlauf enthält. E-Mails werden ebenfalls an den Verlauf angehängt.
Time Range
Ein bei der Suche angegebener Zeitraum, sodass nur Dokumente aus diesem Zeitraum zurückgegeben werden.
Tool Tip
Ein eingeblendetes Hilfefenster für Tags und Fragen, auch für DocMX-Funktionen.
Transcribe
Ein Assist-Typ, mit dem eine Sprachaufnahme in Text umgewandelt werden kann.
Transfer
Ein Profil für Upload und Automatisierung, dem vordefinierte Einstellungen zugeordnet werden können, z. B. die Festlegung des Dokumenttyps oder die Weiterleitung an einen automatisierten Prozess.
Trigger
Ein Ereignis, das mit einer Aktion verknüpft ist, in der Regel mit einem Tag, z. B. ein Klick auf eine Schaltfläche zur Berechnung der GST.
Two Form Authentication
Der Benutzer benötigt für die Anmeldung einen zweiten Authentifizierungsfaktor, z. B. sein Telefon.
U
Undo Tag Changes
Möglichkeit, Änderungen an Tags rückgängig zu machen, solange der Benutzer das Dokument geöffnet hat.
Upload and Attach
Die Möglichkeit, während der Anzeige eines Dokuments eine Datei aus dem Dateisystem des Benutzers hochzuladen und anzuhängen.
Upload PC
Der Client-PC vor Ort, der Dateien von Scannern, virtuellen Druckern und Drittsystemen sammelt und anschließend an die DocMX-Server überträgt.
User Interface (UI)
Die Oberfläche, die der Benutzer in der DocMX Web App sieht und bedient.
V
Validation
Fehler und Warnungen, wenn Metadaten nicht dem erforderlichen Format entsprechen oder die erforderliche Logik nicht erfüllen.
Virtual Column
Erstellt in den Suchergebnissen eine virtuelle Spalte, die aus Metadaten des Dokuments zusammengesetzt ist.
Virtual Delete
Löscht das Dokument aus dem System, die physische Datei bleibt jedoch erhalten.
Virtual Printer
Ein Drucker, der physisch nicht existiert, sondern sich auf dem Upload PC befindet und Ausdrucke als PDF speichert (d. h. in digitaler Form ohne Papier).
W
Watch
Markiert ein Dokument im System, um es auf Änderungen zu überwachen und bei einer Änderung zu benachrichtigen.
Webpage Download
Möglichkeit, eine URL anzugeben, woraufhin die Webseite heruntergeladen, in ein PDF umgewandelt und im Eingangskorb des Benutzers abgelegt wird.
Workflow
Die Abfolge von Aktionen an einem Dokument von der Indexierung im System bis zum Abschluss aller Prüfungen und Genehmigungen.