DocMX 用語集
DocMX の作業中に目にする一般的な用語です。
この用語集では、DocMX での作業中やヘルプセンター全体で目にする一般的な用語について説明します。
A
Action
特定のタスクの結果です。たとえば、タスクに対する「Approve」がアクションの一例です。
Actionable Note
ドキュメントに追加される特別なメモで、解決するには割り当てられたユーザーがアクションを実行する必要があります。メモを追加したユーザーが取り消すこともできます。
Advice
アシストの一種で、表示中のドキュメントに関連する詳細や情報（ポリシーなど）を提供します。
Aged
ドキュメントのタスクが、ポリシーで許容された期間を超過した状態です。
Aging
ドキュメントがワークフローの特定の段階に置かれている期間を示します。
All-Seeing-Eye
ユーザーがすべてのエンティティにわたる自分のタスクをすべて確認できる機能です。
Analysis
特定の指標、統計、またはグラフを表示するコントロールセンターの構成要素です。
Anchor （リンクを参照）
ドキュメント上の特定の位置で、別のドキュメント上の別のアンカーにリンクします。
Annotation
ドキュメント上に配置されたメモです。
Approval History
特定のドキュメントについて、ワークフロー上で実行されたアクションの履歴です。
Archive
ドキュメントはドキュメントタイプに応じて一定日数が経過するとアーカイブされ、既定の検索結果には表示されなくなります。
Assist
表示中のドキュメントに関連してユーザーに提示される情報で、的確な判断を助け、ミスを減らします。
Attachment
ドキュメントに関連付けられた追加のファイルです。
Audit
DocMX 内でユーザーが実行したすべてのアクションを、タイムスタンプ付きで記録したものです。
Automate
ドキュメントを自動処理に送信する機能です。これらの処理は、通常、ドキュメントの分類や情報の抽出に関連しています。
B
Boomerang
タスクを別のユーザーに送信して確認を依頼し、確認後、ポリシーに沿って処理するために元のユーザーに戻す仕組みです。
Bulk Approve
複数のタスクに対して、同じアクションタイプで同時に処理を行うことです。
Bulk Update
複数のドキュメントのタグ情報を同時に更新することです。
C
Calculation
ユーザーの計算を支援するトリガータイプおよびアシストです。
Certification
特定の基準やポリシーから外れたワークフロープロセスを評価し、フラグを付ける格付けの仕組みです。
Classification
ドキュメントのドキュメントタイプを定義することです。
Contact Details
アシストの一種で、表示中のドキュメントに関連する連絡先情報を表示します。
Container
ドキュメントが保管される場所です（ロケーションを参照）。
Control Centres
DocMX 内の特定のプロセスや機能の詳細を示す指標、統計、グラフです。
Create
特定のユーザーが作成できる新しいフォームやドキュメントの一覧を表示するメニュー項目です。
Critical
タスクが経過期限を超え、直ちに処理が必要になったことを示すエージングステータスです。
Currency
通貨の値のみ入力できる質問タイプです。
D
Daily Dash
コントロールセンターの一種で、ドキュメントのパックをカレンダー上で表示できます。
Data Source
追加データを取得する場所です。通常はサードパーティのルックアップですが、単純なリストの場合もあります。
Date Picker
日付のみ選択できるタグタイプまたは質問です。
Delete
DocMX からドキュメントを仮想的に削除することです。
DocMX
ドキュメント管理および情報管理における世界的リーダーです。
Document Group
ドキュメントグループとは、関連するドキュメントタイプの集まりです。
例：グループ「Accounts Payable」には、「Supplier Invoice」、「Credit Note」、「Expense Claim」が含まれる場合があります。
Document Type
ドキュメントの分類です。
例：年次休暇、貸借対照表 AP、経費精算、請求書、議事録。
Document Search
特定のドキュメントタイプを対象に、タグで絞り込んで特定のドキュメント群を検索することです。
Download
DocMX からファイルをダウンロードすることです。
Due Notes
完了するためにユーザーに割り当てられたメモまたは注釈です。
Drag And Drop
ドキュメントを UI 上にドラッグしてマウスボタンを離すことで、ドキュメントをアップロードする操作です。
Drop Zones
特定の条件（ドキュメントタイプなど）が設定された、ドキュメントをアップロードするための領域の集まりです。
Dynamic Assignment
動的なクエリによってタスクの担当ユーザーを定義することです。
E
Entity
情報を区分する単位で、通常は会社または事業部門です。
Entity Options
特定のエンティティ内のドキュメントやタグに関連付けられたリストおよびロジックです。
Expiry
タスクが期限切れとなり、滞留を防ぐために既定のタスクの処理に進む状態です。
Export Document
サードパーティのアプリケーション向けに、メタデータを特定の構文でエクスポートすることです。
Export to Excel
検索グリッドの結果を XLS ドキュメントにエクスポートすることです。
F
Family
ファミリーとは、特定のタグによって自動的にリンクされるドキュメントの集まりです。
例：ファミリー「Purchase Orders」は、両方のドキュメントの PO 番号が一致する場合に、「Supplier Invoice」と「Purchase Order」をリンクします。
Family Pack
元のドキュメントを確認しながら、関連する多数のドキュメントを表示できる機能です。
Flow Lane
ワークフロー内のタスクをグループ化するための、視覚的かつ論理的な区分です。
Form
関連情報を収集するために、ユーザーが入力して送信するようにカスタマイズされた入力フィールドのセットです（例：年次休暇申請フォーム）。
G
Global Assignment
グローバルロールに基づき、ドキュメントのロケーションに応じてタスクの担当者を決定します。
Global Search
すべてのドキュメントタイプを対象に、ドキュメントのタグや内容に含まれるキーワードを検索することです。
Global Settings
すべてのユーザーで共有される設定の一覧です。
Group Tags
ドキュメントに関連付けられた繰り返しのタグの集まりです。多くの場合、表の明細行を再現します。
Group Questions
フォーム内の関連する質問の集まりで、通常は表形式で表示されます。
H
Highlights
複数の色でドキュメントをハイライトできる機能です。
Highlight Grouping
ドキュメント内の複数のハイライト色をグループ化し、参照用にグループにラベルを付けることです。
I
Image Recognition
写真や画像を説明するキーワードを抽出するアシストタイプです。
Index
ドキュメントを特定のドキュメントタイプとして分類し、そのドキュメントタイプに関連付けられたメタデータタグを付与して、システムに登録する処理です。
Information Framework
組織の情報の構造と分類体系です。
Initialing
ドキュメント内のページに、確認済みかつ同意済みであることを示す印を付けることです。
Intray
インデックス登録前のユーザーのドキュメントが置かれる場所です。ドキュメントを編集してからインデックス登録できます。
Invoice Capture
仕入先の請求書を自動的に分類して主要な情報を取得し、請求書をインデックス登録してワークフローに載せる処理です。
J
Job
完了するとユーザーに通知されるバックグラウンドタスクです（例：メタデータのエクスポート）。
K
L
Last Task
ユーザーに最も新しく送信されたタスクです。
Life Cycle Management
ドキュメントが存在する各段階です（例：現行、アーカイブ済み、廃棄）。
Linking
システム内で、あるドキュメントやページの値を別のドキュメントやページに結び付ける処理です。
Location
ドキュメントが保管される場所です。
Look Up
取得するサードパーティのデータセットです（データソースを参照）。
M
Mandatory
値が存在することを確認する検証タイプで、通常はドキュメントやフォームのインデックス登録時のタグや質問に使用されます。
Mask
正しい値が入力されるように、質問やタグに設定する書式の制約です。
Mention
ユーザー名の前に @ 記号を付けて、作成したコメントやメモをそのユーザーに通知することです。
Merge
2 つの別々のドキュメントを結合して、1 つのドキュメントにすることです。
Message
メッセージは、アプリケーション内またはメールで届きます。システム内で行われた特定の操作をユーザーに知らせるものです。例: ユーザーがメモでメンションされた場合や、ユーザー宛ての新しいタスクが作成された場合など。
Metadata
「Tags」を参照してください
N
Notification
「Message」を参照してください
O
Observation
一連のロジックを実行し、想定された基準から外れている場合にユーザーに通知するアシストの一種です。
OCR (Optical Character Recognition)
OCR(光学文字認識)は、デジタル画像内のテキストを認識する技術です。
Oldest Task
ユーザーのもとに最も長くとどまっているタスクです。
Out of Office
ユーザーが不在の間、自分のタスクを他のユーザーに再割り当てできる機能です。
Owner
ドキュメントの所有者は、そのドキュメントのインデックス登録を行った人です。自動インポート処理によってインデックス登録されたドキュメントの場合、所有者は DocMX になります。
P
Page Audit
ユーザーがページを閲覧したことを監査記録する機能です。スクロールして閲覧する場合は、ユーザーがそのページで一旦停止している必要があります。
Parallel Processing
タスクを複数のユーザーに承認依頼として送信し、全員が同時に承認できるようにする処理です。
PDF (Portable Document Format)
印刷されたドキュメントのすべての要素を保持したデジタルファイル形式です。
Preferences
ユーザー自身が定義する、ユーザー向けにカスタマイズされた設定です。
Print Document
現在表示しているドキュメントを印刷します。
Print Grid
現在の検索結果を印刷します。
Profile
ユーザーに適用される設定のまとまりです。1 人のユーザーが持てるプロファイルは 1 つだけです。
Profile Picture
ユーザーをすばやく識別するために、そのユーザーに関連付けられたアバターです。
Q
Query
データソースを参照し、その結果を関連するドキュメントとともに表示できるアシストの一種です。
Question
フォーム上の、通常ユーザーが入力することを想定したフィールドです。例: テキストボックス
R
Reassign Task
あるユーザーの対応待ちになっているタスクを、別のユーザーに移して対応してもらうことです。
Reload Document
変更があった場合に備えて、現在表示しているタスクを再読み込みします。
Report
システムがアクセスできるあらゆるデータに基づく、一般的なレポートまたはカスタマイズされたレポートです。
Restart Workflow
現在のワークフローを終了し、ワークフローを最初の既定のタスクから開始します。
Revision
同じドキュメントの以前のバージョンです。
Role
ユーザーのプロファイルの一部で、ユーザーがアクセスできるロケーションとドキュメントタイプ、およびユーザーが承認者かどうかを決定します。
Role Approval
ロール内の誰でもタスクを承認できますが、タスクに複数のロールが関連付けられている場合は、すべてのロールが承認するまでドキュメントは次に進みません。
Role Types
ロールはいずれも単なるユーザーの集まりですが、それぞれ特定の属性を持っています。定義できるロールタイプは次のとおりです。
Approval
Job
Security
Global
S
Search and Attach
あるドキュメントを表示したままシステム内を検索し、関連するドキュメントを添付できる機能です。
Search Conjunctions
AND や OR などを使って検索条件をつなげるオプションです。
Search Filters
検索グリッド内の列フィルターを使って、検索結果を絞り込みます。
Search Grid
ユーザーの検索結果を表示する検索グリッドです。
Search Grid Highlights
検索グリッド内の特定の値(ステータスの種類など)を強調表示します。
Search Grouping
検索結果を列ごとにグループ化します。
Search Limit
それ以上のドキュメントが見つかった場合でも、1 回の検索で返されるドキュメントの最大数です。
Search Logic
検索条件にさまざまなロジック(例: Greater Than)を追加できる機能です。
Search Row Group Tags
検索結果の各行を展開して、ドキュメントに関連付けられたグループタグの詳細を表示します。
Section
フォーム上の、互いに関連のない質問をまとめたグループです。
Selection Box
使用できる値をドロップダウンで表示するタグタイプまたは質問で、値の選択は必須です。
Send for Comment
ドキュメントのリンクを外部の相手に送ってコメントを求める機能で、閲覧やコメントの状況を追跡できます。
Settings
プロファイルに紐付けられた、特定のユーザー向けの設定の一覧です。
Sequential Processing
タスクをユーザーに送信し、最初のユーザーがドキュメントに対応するまで次の承認者が承認できないようにする処理です。
Signing
署名を追加してドキュメントに適用します。
Single Sign On
Microsoft 365 などのサードパーティのユーザーディレクトリを使ってログインできる機能です。サポートされるプロトコルには SAML、OAuth 2.0、OpenID Connect があります。
Share
権限のあるユーザーがドキュメントを閲覧できるリンクを作成します。
Split
1 つのドキュメントのすべてのページを、それぞれ別のドキュメントに分割することです。
Spreadsheet Automation
スプレッドシートを解析し、検証、強調表示、および他のドキュメントとの関連付けを行うアシストです。
Stamp
実際のスタンプを再現する画像やスタンプを PDF に追加します。
Suggestion Box
使用できる値をドロップダウンで表示するタグタイプまたは質問で、値の選択は必須ではありません。
Super Note
注釈やコメントとして機能し、ユーザーに割り当てることもできるメモです。ドキュメントの上のレイヤーに配置されるため、システム全体で追跡できます。
T
Table
フォームに関連するコントロールで、ユーザーがグリッドにデータを入力できます。
Tags (metadata)
ドキュメントに関する主要な情報です。
例: 作成日、請求日、請求書番号、請求金額合計、支払日、支払参照番号。
Task
ドキュメントに対して行うべき操作です。
Task Owner
ワークフローを開始したユーザーです。
Thumbnail
ドキュメント内の各ページの小さなプレビュー画像です。
Ticket
フォームのように機能するドキュメントタイプで、会話のスレッドを残せるコメント欄があります。メールもスレッドに追加されます。
Time Range
検索時に指定する期間で、その期間内のドキュメントのみが返されます。
Tool Tip
タグや質問に対して表示されるポップアップ形式のヘルプです。DocMX の機能についても表示されます。
Transcribe
音声録音をテキストに変換できるアシストの一種です。
Transfer
アップロードと自動化のために設定するプロファイルで、ドキュメントタイプの定義や自動処理への送信など、事前定義された設定を関連付けることができます。
Trigger
操作に関連付けられたイベントです。通常はタグに関連付けられます。例: ボタンをクリックして GST を計算する。
Two Form Authentication
ログインするために、ユーザーに 2 つ目の認証手段(スマートフォンなど)を求める機能です。
U
Undo Tag Changes
ユーザーがドキュメントを開いている間にタグに加えた変更を元に戻せる機能です。
Upload and Attach
あるドキュメントを表示したまま、ユーザーのファイルシステム上のファイルをアップロードして添付できる機能です。
Upload PC
スキャナー、仮想プリンター、サードパーティシステムからファイルを収集し、DocMX サーバーに転送するオンサイトのクライアント PC です。
User Interface (UI)
DocMX Web アプリでユーザーが目にし、操作する画面です。
V
Validation
メタデータが必要な形式を満たしていない場合や、必要なロジックを満たしていない場合に表示される問題や警告です。
Virtual Column
ドキュメント内のメタデータを基に、検索結果に仮想列を作成します。
Virtual Delete
ドキュメントをシステムから削除しますが、物理ファイルは残ります。
Virtual Printer
物理的には存在せず、Upload PC 上にあるプリンターで、印刷内容を PDF として保存します(つまり、紙を使わずデジタル形式で保存します)。
W
Watch
システム内のドキュメントに印を付けて変更を監視し、変更があった場合に通知します。
Webpage Download
URL を追加すると、その Web ページがダウンロードされ、PDF に変換されてユーザーのイントレイに格納される機能です。
Workflow
ドキュメントがシステムにインデックス登録されてから、すべての確認と承認が完了するまでの、ドキュメントに対する一連の操作の順序です。