DocMX 詞彙表
您在使用 DocMX 時可能會看到的常見術語。
本詞彙表說明您在使用 DocMX 或瀏覽說明中心時可能會看到的常見術語。
A
Action
特定工作的處理結果。例如，工作的動作可以是「Approve」。
Actionable Note
新增至文件的特殊附註，被指派的使用者必須執行動作才能解決該附註。新增附註的使用者也可以取消該附註。
Advice
一種輔助資訊，提供與目前檢視之文件相關的詳細資料與資訊，例如政策。
Aged
文件的工作已超過政策所允許的時間。
Aging
表示文件停留在工作流程特定階段的時間。
All-Seeing-Eye
讓使用者能檢視其在所有實體中之全部工作的功能。
Analysis
控制中心的元件，用於顯示特定指標、統計資料或圖表。
Anchor （請參閱 Linking）
文件上的特定位置，連結至另一份文件上的另一個錨點。
Annotation
位於文件上的附註。
Approval History
特定文件在工作流程中所執行動作的時間軸。
Archive
文件會依文件類型在一定天數後封存，且不會出現在預設的搜尋結果中。
Assist
針對目前檢視的文件向使用者提供的資訊，協助使用者做出明智的決策並減少錯誤。
Attachment
與文件相關聯的其他檔案。
Audit
使用者在 DocMX 中執行的所有動作，皆會加以記錄並加上時間戳記。
Automate
將文件傳送至自動化流程的功能。這些流程通常與文件的分類及資訊擷取有關。
B
Boomerang
將工作傳送給其他使用者檢查，之後再依政策退回給原使用者處理。
Bulk Approve
以相同的動作類型同時處理多項工作。
Bulk Update
同時更新多份文件的標籤資訊。
C
Calculation
一種觸發類型及輔助功能，協助使用者進行計算。
Certification
一種評等系統，用於評定並標記任何不符合特定標準或政策的工作流程。
Classification
定義文件的文件類型。
Contact Details
一種輔助資訊，顯示與目前檢視之文件相關的聯絡資料。
Container
存放文件的位置（請參閱 Location）。
Control Centres
詳細呈現 DocMX 中特定流程與功能的指標、統計資料及圖表。
Create
功能表項目，列出特定使用者可建立的新表單與文件。
Critical
一種時效狀態，表示工作已超過時效期限，現在必須立即處理。
Currency
一種問題類型，僅允許輸入貨幣值。
D
Daily Dash
一種控制中心，可在行事曆中檢視文件套組。
Data Source
擷取其他資料的來源。通常是第三方查詢，但也可以是簡單的清單。
Date Picker
一種標籤類型或問題，僅允許選取日期。
Delete
從 DocMX 中虛擬刪除文件。
DocMX
文件與資訊管理領域的全球領導者。
Document Group
文件群組是相關文件類型的集合。
例如，「Accounts Payable」群組可能包含「Supplier Invoice」、「Credit Note」和「Expense Claim」。
Document Type
文件的分類。
例如：年假、應付帳款資產負債表、費用報銷、發票、會議紀錄。
Document Search
針對特定文件類型進行搜尋，並使用標籤篩選出特定的文件集。
Download
從 DocMX 下載檔案。
Due Notes
已指派給使用者完成的附註或註解。
Drag And Drop
將文件拖曳至使用者介面上並放開滑鼠按鍵，以上傳文件的操作方式。
Drop Zones
一組設有特定條件（例如文件類型）的文件上傳區域。
Dynamic Assignment
透過動態查詢決定工作的負責使用者。
E
Entity
資訊的區隔單位，通常是公司或業務單位。
Entity Options
與特定實體內之文件和標籤相關聯的清單與邏輯。
Expiry
工作已逾期，系統將執行預設動作，以避免流程停滯。
Export Document
以特定語法匯出中繼資料，供第三方應用程式使用。
Export to Excel
將搜尋表格的結果匯出為 XLS 文件。
F
Family
家族是透過特定標籤自動連結的文件集合。
例如，當兩份文件的採購單號碼相符時，「Purchase Orders」家族可將「Supplier Invoice」與「Purchase Order」連結在一起。
Family Pack
可在檢閱原始文件的同時，檢視大量相關文件的功能。
Flow Lane
在工作流程中用於將工作分組的視覺化邏輯區隔。
Form
一組自訂的輸入欄位，供使用者填寫並提交以擷取相關資訊，例如年假申請表。
G
Global Assignment
根據全域角色，依文件所在位置決定由誰負責該工作。
Global Search
在所有文件類型中，搜尋文件標籤或文件內容中的關鍵字。
Global Settings
所有使用者共用的設定清單。
Group Tags
與文件相關聯的一組重複標籤，通常用於呈現表格中的明細項目。
Group Questions
表單中一組相關的問題，通常以表格形式顯示。
H
Highlights
以多種顏色醒目標示文件的功能。
Highlight Grouping
將文件中的多種醒目標示顏色分組，並為該群組加上標籤以供參考。
I
Image Recognition
一種輔助類型，可擷取描述相片或影像的關鍵字。
Index
將文件加入系統的程序：將文件分類為特定文件類型，並賦予與該文件類型相關聯的中繼資料標籤。
Information Framework
組織資訊的結構與分類體系。
Initialing
在文件的頁面上標記，表示已閱覽並同意該頁內容。
Intray
使用者的文件在建立索引前存放的位置，可在此編輯文件後再建立索引。
Invoice Capture
自動分類並擷取供應商發票中的關鍵資訊，為發票建立索引並將其放入工作流程的程序。
J
Job
在背景執行的作業，完成後會通知使用者，例如匯出中繼資料。
K
L
Last Task
最近傳送給使用者的工作。
Life Cycle Management
文件存續的各個階段，例如現行、封存及銷毀。
Linking
將系統中某份文件或頁面的值，連結至另一份文件或頁面的程序。
Location
存放文件的位置。
Look Up
要擷取的第三方資料集（請參閱 Data Source）。
M
Mandatory
一種驗證類型，用於確保已填入值，通常用於為文件或表單建立索引時的標籤或問題。
Mask
套用於問題和標籤的格式限制，以確保輸入正確的值。
Mention
在使用者名稱前加上 @ 符號，通知該使用者有新建立的留言或附註。
Merge
將兩份獨立的文件合併為單一文件。
Message
訊息可在應用程式內或透過電子郵件送達，用於通知使用者系統中的特定動作，例如使用者在備註中被提及，或系統為使用者建立了新任務。
Metadata
請參閱 Tags
N
Notification
請參閱 Message
O
Observation
一種輔助功能類型，會執行一組邏輯，並在結果超出預期條件時通知使用者。
OCR (Optical Character Recognition)
OCR（光學字元辨識）是一種辨識數位影像中文字的技術。
Oldest Task
在使用者手上停留最久的任務。
Out of Office
一項功能，可讓使用者在請假或不在辦公室時，將自己的任務重新指派給他人。
Owner
文件的擁有者是為該文件建立索引的人員。若文件是透過自動匯入程序建立索引，則擁有者為 DocMX。
P
Page Audit
稽核使用者是否已檢視某個頁面。若使用者向下捲動，則必須在該頁面上停留過才算已檢視。
Parallel Processing
將任務同時傳送給多位使用者核准，所有人皆可同時進行核准。
PDF (Portable Document Format)
一種數位檔案格式，可完整保留列印文件的所有元素。
Preferences
由使用者自行定義、專屬於該使用者的設定。
Print Document
列印目前正在檢視的文件。
Print Grid
列印目前的搜尋結果。
Profile
套用至使用者的一組設定。每位使用者只能擁有一個設定檔。
Profile Picture
與使用者相關聯的頭像，方便快速辨識。
Q
Query
一種輔助功能類型，可查詢資料來源，並將結果與相關文件一併顯示。
Question
表單上通常需要使用者填寫的欄位，例如文字方塊。
R
Reassign Task
將目前等待某位使用者處理的任務，轉交給另一位使用者處理。
Reload Document
重新載入目前正在檢視的任務，以反映可能的變更。
Report
根據系統可存取的任何資料所產生的一般或自訂報表。
Restart Workflow
終止目前的工作流程，並從其初始預設任務重新開始該工作流程。
Revision
同一文件的先前版本。
Role
使用者設定檔的一部分，用於決定使用者可存取哪些位置與文件類型，以及使用者是否為核准者。
Role Approval
角色中的任何成員皆可核准任務；但若任務關聯多個角色，則須所有角色皆核准後，文件才會繼續流轉。
Role Types
雖然所有角色本質上都只是使用者的集合，但各角色具有特定屬性。可定義的角色類型如下：
核准
職務
安全性
全域
S
Search and Attach
可在檢視某份文件的同時，於系統中搜尋並附加相關文件。
Search Conjunctions
可將多個搜尋條件串連起來的選項，例如 AND 或 OR。
Search Filters
使用搜尋表格中的欄位篩選器來縮小搜尋結果範圍。
Search Grid
顯示使用者搜尋結果的搜尋表格。
Search Grid Highlights
在搜尋表格中醒目標示特定值，例如狀態類型。
Search Grouping
依欄位將搜尋結果分組。
Search Limit
單次搜尋最多傳回的文件數量；即使找到更多文件，也不會超過此上限。
Search Logic
可在搜尋條件中加入各種邏輯，例如「大於」。
Search Row Group Tags
展開每一列搜尋結果，以詳細顯示與該文件相關聯的群組標籤。
Section
表單上用於將彼此無關的問題分組的區塊。
Selection Box
一種標籤類型或問題，會以下拉方式列出可選的值，且必須從中選擇。
Send for Comment
將文件連結傳送給外部人員以徵求意見，並可追蹤對方何時檢視或留言。
Settings
連結至設定檔、適用於特定使用者的設定清單。
Sequential Processing
將任務傳送給一位使用者，在該使用者處理完文件之前，下一位核准者無法進行核准。
Signing
新增簽名並套用至文件。
Single Sign On
可使用第三方使用者目錄（例如 Microsoft 365）登入，支援的通訊協定包括 SAML、OAuth 2.0、OpenID Connect。
Share
建立連結，讓獲得授權的使用者檢視文件。
Split
將單一文件的所有頁面拆分成各自獨立的文件。
Spreadsheet Automation
一種輔助功能，可解析試算表，並進行驗證、醒目標示及關聯其他文件。
Stamp
在 PDF 上加入圖片或印章，模擬實體蓋章。
Suggestion Box
一種標籤類型或問題，會以下拉方式列出可用的值，但不一定要從中選擇。
Super Note
一種兼具註解與留言功能、且可指派給使用者的備註。它位於文件上方的圖層，因此可在整個系統中追蹤。
T
Table
與表單相關的控制項，可讓使用者在表格中輸入資料。
Tags (metadata)
文件的關鍵資訊。
例如建立日期、發票日期、發票號碼、發票總額、付款日期、付款參考編號。
Task
需要對文件執行的動作。
Task Owner
啟動工作流程的使用者。
Thumbnail
文件內各頁面的小型預覽圖。
Ticket
一種類似表單的文件類型，具有留言區，可形成對話串，並會將電子郵件附加到對話串中。
Time Range
搜尋時指定的時間範圍，只會傳回該時間範圍內的文件。
Tool Tip
針對標籤與問題顯示的彈出式說明方塊，亦適用於 DocMX 的各項功能。
Transcribe
一種輔助功能類型，可將錄音轉換為文字。
Transfer
為上傳與自動化所建立的設定檔，可關聯預先定義的設定，例如指定文件類型或傳送至自動化程序。
Trigger
與動作相關聯的事件，通常與標籤相關聯，例如按一下按鈕以計算 GST。
Two Form Authentication
要求使用者透過第二種驗證方式（例如手機）才能登入。
U
Undo Tag Changes
可在使用者開啟文件期間，還原對標籤所做的變更。
Upload and Attach
可在檢視某份文件的同時，從使用者的檔案系統上傳檔案並附加至該文件。
Upload PC
位於現場的用戶端電腦，負責從掃描器、虛擬印表機及第三方系統收集檔案，再傳送至 DocMX 伺服器。
User Interface (UI)
使用者在 DocMX Web App 中看到並與之互動的畫面。
V
Validation
當中繼資料不符合所需格式或未通過所需邏輯時，顯示的問題與警告。
Virtual Column
在搜尋結果中建立虛擬欄位，內容由文件中的中繼資料組合而成。
Virtual Delete
從系統中刪除文件，但實體檔案仍會保留。
Virtual Printer
並非實際存在的印表機，而是安裝在 Upload PC 上，將列印內容儲存為 PDF（即無紙化的數位格式）。
W
Watch
標記系統中的文件以監控其變更，並在有變更時發出通知。
Webpage Download
可輸入網址，系統會下載該網頁並轉換為 PDF，放入使用者的收件匣。
Workflow
文件從建立索引進入系統起，到完成所有檢查與核准為止的一連串動作順序。