Glossario di DocMX
Termini comuni che potreste incontrare mentre lavorate in DocMX.
Questo glossario definisce i termini comuni che potreste incontrare mentre lavorate in DocMX o nel nostro Centro assistenza.
A
Action
Esiti di attività specifiche. Un esempio di azione per un'attività è ‘Approve’.
Actionable Note
Una nota speciale aggiunta a un documento che richiede all'utente assegnato di eseguire un'azione per risolverla. La nota può anche essere annullata dall'utente che l'ha aggiunta.
Advice
Un tipo di assist che fornisce dettagli e informazioni relativi al documento visualizzato, ad esempio le policy.
Aged
Quando l'attività relativa al documento ha superato il tempo consentito dalle policy.
Aging
Indicazione del tempo durante il quale il documento è rimasto in una fase specifica di un workflow.
All-Seeing-Eye
La possibilità per un utente di visualizzare tutte le proprie attività in tutte le entità.
Analysis
Un componente di un control centre che mostra una metrica, una statistica o un grafico specifico.
Anchor (vedere Linking)
Un punto specifico di un documento collegato a un altro anchor in un documento diverso.
Annotation
Una nota posizionata su un documento.
Approval History
Cronologia delle azioni eseguite in un workflow per un documento specifico.
Archive
I documenti vengono archiviati dopo un certo numero di giorni, a seconda del tipo di documento, e non compaiono nei risultati di ricerca predefiniti.
Assist
Informazioni presentate all'utente in relazione al documento attualmente visualizzato, per aiutarlo a prendere decisioni consapevoli e ridurre gli errori.
Attachment
Un file aggiuntivo associato a un documento.
Audit
Tutte le azioni eseguite da un utente in DocMX, registrate e corredate di data e ora.
Automate
La possibilità di inviare un documento a un processo automatizzato. Questi processi riguardano in genere la classificazione e l'estrazione delle informazioni contenute nel documento.
B
Boomerang
L'invio di un'attività a un altro utente per una verifica; l'attività torna poi all'utente originale per l'esecuzione, in conformità con le policy.
Bulk Approve
Eseguire più attività contemporaneamente con lo stesso tipo di azione.
Bulk Update
Aggiornare contemporaneamente le informazioni dei tag di più documenti.
C
Calculation
Un tipo di trigger e di assist che aiuta gli utenti nei calcoli.
Certification
Un sistema di valutazione che assegna un punteggio e segnala qualsiasi processo di workflow che non rispetta determinati criteri o policy.
Classification
La definizione del tipo di documento per un documento.
Contact Details
Un tipo di assist che mostra i recapiti pertinenti per il documento visualizzato.
Container
Un luogo in cui viene archiviato un documento (vedere Location).
Control Centres
Metriche, statistiche e grafici che illustrano nel dettaglio processi e funzioni specifici di DocMX.
Create
Voce di menu con l'elenco dei nuovi moduli e documenti che un determinato utente può creare.
Critical
Uno stato di aging in cui l'attività ha superato i limiti di aging e richiede ora un'azione immediata.
Currency
Un tipo di domanda che consente di inserire solo un valore in valuta.
D
Daily Dash
Un tipo di control centre che consente di visualizzare pacchetti di documenti in un calendario.
Data Source
Un'area da cui vengono recuperati dati aggiuntivi. Si tratta in genere di ricerche su sistemi di terze parti, ma può trattarsi anche di semplici elenchi.
Date Picker
Un tipo di tag o di domanda che consente solo la selezione di una data.
Delete
Eliminare virtualmente un documento da DocMX.
DocMX
Il leader mondiale nella gestione di documenti e informazioni.
Document Group
Un document group è una raccolta di tipi di documento correlati.
Ad esempio, il gruppo “Accounts Payable“ può contenere “Supplier Invoice“, “Credit Note“ ed “Expense Claim“.
Document Type
La classificazione di un documento.
Ad esempio: ferie, bilancio AP, nota spese, fattura, verbale di riunione.
Document Search
Ricerca su un tipo di documento specifico che utilizza i tag per filtrare un insieme specifico di documenti.
Download
Scaricare il file da DocMX.
Due Notes
Note o annotazioni assegnate a un utente affinché le completi.
Drag And Drop
Il processo di caricamento di un documento trascinandolo sull'interfaccia utente e rilasciando il pulsante del mouse.
Drop Zones
Un insieme di aree per il caricamento di documenti con criteri specifici impostati, ad esempio il tipo di documento.
Dynamic Assignment
Definire l'utente di un'attività tramite una query dinamica.
E
Entity
Una suddivisione delle informazioni, in genere una società o un'unità aziendale
Entity Options
Elenchi e logica associati ai documenti e ai tag all'interno di un'entità specifica.
Expiry
L'attività è scaduta e si procederà con l'azione predefinita per evitare colli di bottiglia.
Export Document
Esportare i metadati in una sintassi specifica per applicazioni di terze parti
Export to Excel
Esportare i risultati della griglia di ricerca in un documento XLS.
F
Family
Una family è una raccolta di documenti collegati automaticamente tramite tag specifici.
Ad esempio, la family “Purchase Orders“ può collegare una “Supplier Invoice“ a un “Purchase Order“ quando il numero di PO dei due documenti corrisponde.
Family Pack
La possibilità di visualizzare un gran numero di documenti correlati continuando a esaminare il documento originale.
Flow Lane
Una separazione logica visiva per raggruppare le attività in un workflow.
Form
Un insieme personalizzato di campi di input, progettato per essere compilato e inviato dall'utente al fine di acquisire informazioni pertinenti, ad esempio il modulo per le ferie.
G
Global Assignment
In base al ruolo globale, determina a chi viene assegnata l'attività in funzione della posizione del documento.
Global Search
Ricerca di parole chiave nei tag o nel contenuto dei documenti, su tutti i tipi di documento.
Global Settings
Un elenco di impostazioni condivise con tutti gli utenti.
Group Tags
Un insieme di tag ripetuti associati a un documento. Spesso riproduce le righe di una tabella.
Group Questions
Un insieme di domande correlate di un modulo, in genere visualizzate in una tabella.
H
Highlights
La possibilità di evidenziare i documenti con più colori.
Highlight Grouping
Raggruppare più colori di evidenziazione all'interno di un documento e assegnare un'etichetta al gruppo come riferimento.
I
Image Recognition
Un tipo di assist che estrae parole chiave per descrivere una foto o un'immagine.
Index
Il processo di inserimento di un documento nel sistema, in cui il documento viene classificato come un tipo di documento specifico e riceve i tag di metadati associati a tale tipo.
Information Framework
La struttura e la tassonomia delle informazioni dell'organizzazione.
Initialing
Contrassegnare una pagina di un documento per indicare che è stata visionata e approvata.
Intray
Posizione in cui si trovano i documenti dell'utente prima di essere indicizzati. Consente di modificare i documenti e quindi di indicizzarli.
Invoice Capture
Il processo che classifica automaticamente le fatture dei fornitori, ne acquisisce le informazioni chiave, le indicizza e le inserisce in un workflow.
J
Job
Un'attività in background che, una volta completata, invia una notifica all'utente, ad esempio l'esportazione dei metadati.
K
L
Last Task
L'attività inviata più di recente all'utente.
Life Cycle Management
Le fasi dell'esistenza di un documento, ad esempio corrente, archiviato e distruzione.
Linking
Il processo di collegamento di valori da un documento o una pagina a un altro documento o un'altra pagina del sistema.
Location
Un luogo in cui viene archiviato un documento.
Look Up
Un insieme di dati di terze parti da recuperare (vedere Data Source)
M
Mandatory
Un tipo di convalida che garantisce la presenza di un valore, in genere per un tag o una domanda durante l'indicizzazione di un documento o di un modulo.
Mask
Un vincolo di formato su domande e tag che garantisce l'inserimento del valore corretto.
Mention
Notificare a un utente un commento o una nota creati, utilizzando il simbolo @ prima del nome dell'utente.
Merge
L'unione di due documenti separati per creare un unico documento.
Message
Un messaggio può arrivare all'interno dell'applicazione o via email. Informa l'utente di un'azione specifica all'interno del sistema, ad esempio quando l'utente è stato menzionato in una nota o quando è stata creata una nuova attività per l'utente.
Metadata
Vedere Tags
N
Notification
Vedere Message
O
Observation
Un tipo di assist che esegue un insieme di regole logiche e avvisa l'utente se un valore non rientra nei criteri previsti.
OCR (Optical Character Recognition)
L'OCR è una tecnologia che riconosce il testo all'interno di un'immagine digitale.
Oldest Task
L'attività che è assegnata all'utente da più tempo.
Out of Office
Una funzionalità che consente all'utente di riassegnare le proprie attività quando è assente dal lavoro.
Owner
Il proprietario di un documento è la persona che lo ha indicizzato. Se un documento viene indicizzato tramite un processo di importazione automatico, il proprietario è DocMX.
P
Page Audit
Registrazione del fatto che un utente ha visualizzato una pagina. Se l'utente scorre verso il basso, è necessario che si sia soffermato sulla pagina.
Parallel Processing
Invio di un'attività a più utenti per l'approvazione, in modo che tutti possano approvarla contemporaneamente.
PDF (Portable Document Format)
Un formato di file digitale che riproduce tutti gli elementi di un documento stampato.
Preferences
Impostazioni personalizzate per l'utente e definite dall'utente stesso.
Print Document
Stampa il documento attualmente visualizzato.
Print Grid
Stampa i risultati della ricerca corrente.
Profile
Un insieme di impostazioni applicate a un utente. Un utente può avere un solo profilo.
Profile Picture
Un avatar associato all'utente per identificarlo rapidamente.
Q
Query
Un tipo di assist che consente di consultare un'origine dati e ne visualizza i risultati insieme al documento pertinente.
Question
Un campo di un modulo che l'utente deve generalmente compilare, ad esempio una casella di testo.
R
Reassign Task
Trasferimento di un'attività in attesa di essere eseguita da un utente a un altro utente, che dovrà eseguirla.
Reload Document
Ricarica l'attività attualmente visualizzata nel caso in cui sia stato modificato qualcosa.
Report
Report generali o personalizzati basati su qualsiasi dato accessibile al sistema.
Restart Workflow
Termina il workflow corrente e lo riavvia dalla sua attività iniziale predefinita.
Revision
Versione precedente dello stesso documento.
Role
Parte del profilo di un utente che determina a quali sedi e tipi di documento l'utente ha accesso e se l'utente è un approvatore.
Role Approval
Chiunque appartenga a un ruolo può approvare l'attività, ma se a un'attività sono associati più ruoli, il documento non procede finché tutti i ruoli non l'hanno approvato.
Role Types
I ruoli hanno determinati attributi, anche se sono tutti semplicemente insiemi di utenti. I tipi di ruolo che è possibile definire sono:
Approval
Job
Security
Global
S
Search and Attach
La possibilità, mentre si visualizza un documento, di effettuare una ricerca nel sistema e allegare un documento correlato.
Search Conjunctions
Opzione per concatenare i criteri di ricerca, ad esempio con AND oppure OR.
Search Filters
Utilizzare i filtri di colonna nella griglia di ricerca per restringere i risultati della ricerca.
Search Grid
La griglia di ricerca che restituisce i risultati della ricerca dell'utente.
Search Grid Highlights
Evidenzia determinati valori nella griglia di ricerca, ad esempio i tipi di stato.
Search Grouping
Raggruppa i risultati della ricerca in base alle colonne.
Search Limit
Il numero massimo di documenti restituiti da una ricerca, anche se ne vengono trovati di più.
Search Logic
Possibilità di aggiungere diverse condizioni logiche ai criteri di ricerca, ad esempio Greater Than.
Search Row Group Tags
Espande i risultati della ricerca per ogni riga, mostrando in dettaglio i group tag associati al documento.
Section
Un raggruppamento di domande non correlate in un modulo.
Selection Box
Un tipo di tag o di domanda che mostra un elenco a discesa di valori utilizzabili e obbligatori.
Send for Comment
Invia un link al documento a una parte esterna perché lo commenti; è possibile monitorare quando il documento viene visualizzato o commentato.
Settings
Un elenco di impostazioni per utenti specifici collegate a un profilo.
Sequential Processing
Invio di un'attività a un utente in modo che l'approvatore successivo non possa approvarla finché l'utente iniziale non ha elaborato il documento.
Signing
Aggiunta di una firma e sua applicazione a un documento.
Single Sign On
Possibilità di accedere tramite una directory utenti di terze parti, ad esempio Microsoft 365. I protocolli supportati includono SAML, OAuth 2.0 e OpenID Connect.
Share
Crea un link che consente a un utente autorizzato di visualizzare il documento.
Split
Suddivisione di un singolo documento separandone tutte le pagine in documenti distinti.
Spreadsheet Automation
Un assist che analizza un foglio di calcolo, lo convalida, ne evidenzia i valori e lo mette in relazione con altri documenti.
Stamp
Aggiunge un'immagine o un timbro a un PDF, riproducendo un timbro reale.
Suggestion Box
Un tipo di tag o di domanda che mostra un elenco a discesa di valori utilizzabili ma non obbligatori.
Super Note
Una nota che funge da annotazione e da commento e può essere assegnata a un utente. Si trova inoltre su un livello sopra il documento, in modo da poter essere monitorata in tutto il sistema.
T
Table
Un controllo associato a un modulo che consente all'utente di inserire dati in una griglia.
Tags (metadata)
Informazioni chiave su un documento.
Ad esempio: data di creazione, data della fattura, numero della fattura, totale della fattura, data di pagamento, riferimento del pagamento.
Task
Un'azione da eseguire su un documento.
Task Owner
L'utente che ha avviato il workflow.
Thumbnail
Piccole immagini di anteprima delle pagine del documento.
Ticket
Un tipo di documento che funziona come un modulo e dispone di un'area commenti che consente di seguire il filo di una conversazione. Aggiunge inoltre le email alla conversazione.
Time Range
Un intervallo di tempo specificato durante la ricerca, che restituisce solo i documenti compresi in tale periodo.
Tool Tip
Un riquadro di aiuto a comparsa per tag e domande, incluse le funzioni di DocMX.
Transcribe
Un tipo di assist che consente di convertire una registrazione vocale in testo.
Transfer
Un profilo configurato per il caricamento e l'automazione, a cui possono essere associate impostazioni predefinite, ad esempio la definizione del tipo di documento o l'invio a un processo automatizzato.
Trigger
Un evento associato a un'azione. In genere è associato a un tag, ad esempio facendo clic su un pulsante per calcolare la GST.
Two Form Authentication
Richiede all'utente un secondo metodo di autenticazione, ad esempio il telefono, per poter accedere.
U
Undo Tag Changes
Possibilità di annullare le modifiche apportate ai tag mentre l'utente ha il documento aperto.
Upload and Attach
La possibilità, mentre si visualizza un documento, di caricare un file dal file system dell'utente e allegarlo al documento.
Upload PC
Il PC client in sede che raccoglie i file da scanner, stampanti virtuali e sistemi di terze parti prima di trasferirli ai server di DocMX.
User Interface (UI)
La schermata che l'utente vede e con cui interagisce nella DocMX Web App.
V
Validation
Errori e avvisi relativi a metadati che non rispettano il formato richiesto o non superano le verifiche logiche previste.
Virtual Column
Crea nei risultati della ricerca una colonna virtuale composta dai metadati del documento.
Virtual Delete
Elimina il documento dal sistema, mentre il file fisico rimane.
Virtual Printer
Una stampante che non esiste fisicamente, ma risiede sull'Upload PC e salva le stampe come PDF (cioè in formato digitale, senza carta).
W
Watch
Contrassegna un documento nel sistema per monitorarne le eventuali modifiche e inviare una notifica quando viene modificato.
Webpage Download
Possibilità di inserire un URL: la pagina web viene scaricata e convertita in PDF nell'intray dell'utente.
Workflow
La sequenza di azioni eseguite su un documento, dalla sua indicizzazione nel sistema fino al completamento di tutti i controlli e le approvazioni.