Comprendere le azioni

Aggiungere un documento all'intray

1. Il documento viene convertito in formato PDF, se non è già in formato PDF.

2. Il documento rimane nell'intray finché non viene indicizzato o eliminato.

3. Il documento può essere modificato nell'intray prima dell'indicizzazione.

Indicizzare un documento

1. Il documento viene aggiunto al sistema DocMX.

2. Viene classificato in base al tipo di documento.

3. Vengono aggiunti i tag (ovvero i dati importanti in base al tipo di documento).
   Ad esempio date, totale
   della fattura.

4. Il documento viene spostato in una posizione basata sul tipo di documento e sui tag.

5. Il flusso di lavoro si avvia (se esiste un flusso di lavoro per il tipo di documento).

Modificare il tipo di documento

1. Viene classificato in un tipo di documento diverso.

2. Tutti i tag precedenti vengono rimossi.

3. Vengono aggiunti nuovi tag in base al nuovo tipo di documento.

4. Il documento viene spostato in una posizione basata sul nuovo tipo di documento e sui tag
   dei metadati.

   Nota: è necessario riavviare il flusso di lavoro

Collegare documenti

1. Su entrambi i documenti vengono inseriti degli ancoraggi.

2. Facendo clic su un ancoraggio viene mostrata la posizione dell'altro ancoraggio sull'altro documento.

Inviare

1. Il modulo viene aggiunto al sistema DocMX.

2. Viene classificato in base al tipo di documento.

3. Vengono aggiunti i tag (ovvero i dati importanti in base al tipo di documento).
   Ad esempio date, totale
   della fattura.

4. Il modulo viene spostato in una posizione basata sul tipo di documento e sui tag.

5. Il flusso di lavoro si avvia (se esiste un flusso di lavoro per il tipo di documento).

Avviare il flusso di lavoro

1. Se si tratta di un riavvio del flusso di lavoro, tutte le attività del flusso di lavoro precedente vengono rimosse.

2. Verranno create nuove attività in base al tipo di documento.

3. Vengono inviate le notifiche delle nuove attività.

4. Lo stato viene modificato per riflettere la fase del flusso di lavoro.

Approvare

1. Il flusso di lavoro passa alla fase successiva.

2. Vengono inviate le notifiche delle nuove attività.

3. Lo stato viene modificato per riflettere la fase del flusso di lavoro.

Rifiutare

1. Di norma il flusso di lavoro torna a una delle fasi precedenti.

2. Vengono inviate le notifiche delle nuove attività.

3. Lo stato viene modificato per riflettere la fase del flusso di lavoro.

Annullare

1. Il flusso di lavoro viene terminato.

2. Lo stato diventa “Cancelled“.

Completare

1. Il flusso di lavoro viene completato.

2. Lo stato diventa “Complete“.

Nuova attività (generata dall'avvio del flusso di lavoro)

Gli utenti riceveranno una notifica nell'app web e via email.

@menzionare qualcuno in un documento

Gli utenti riceveranno una notifica nell'app web e via email.

Inviare un sollecito agli utenti dell'attività corrente del flusso di lavoro

Agli utenti viene inviato un promemoria anonimo nell'app web e via email.