Uw acties begrijpen

Een document aan uw intray toevoegen

1. Het document wordt geconverteerd naar pdf-formaat, als het nog niet in pdf-formaat is.

2. Het document blijft in uw intray totdat u het indexeert of verwijdert.

3. Het document kan vóór het indexeren in uw intray worden bewerkt.

Een document indexeren

1. Het document wordt aan het DocMX-systeem toegevoegd.

2. Het wordt ingedeeld op documenttype.

3. Er worden tags (d.w.z. belangrijke gegevens op basis van het documenttype) toegevoegd.
   Bijvoorbeeld datums, factuur
   totaal.

4. Het document wordt verplaatst naar een locatie op basis van het documenttype en de tags.

5. De workflow start (als er een workflow voor het documenttype bestaat).

Documenttype wijzigen

1. Het wordt ingedeeld onder een ander documenttype.

2. Alle eerdere tags worden verwijderd.

3. Er worden nieuwe tags op basis van het nieuwe documenttype toegevoegd.

4. Het document wordt verplaatst naar een locatie op basis van het nieuwe documenttype en de metadata
   tags.

   Opmerking: de workflow moet opnieuw worden gestart

Documenten koppelen

1. Op beide documenten worden ankers geplaatst.

2. Als u op een anker klikt, wordt de positie van het andere anker in het andere document weergegeven.

Indienen

1. Het formulier wordt aan het DocMX-systeem toegevoegd.

2. Het wordt ingedeeld op documenttype.

3. Er worden tags (d.w.z. belangrijke gegevens op basis van het documenttype) toegevoegd.
   Bijvoorbeeld datums, factuur
   totaal.

4. Het formulier wordt verplaatst naar een locatie op basis van het documenttype en de tags.

5. De workflow start (als er een workflow voor het documenttype bestaat).

Workflow starten

1. Als de workflow opnieuw wordt gestart, worden alle taken van de vorige workflow verwijderd.

2. Er worden nieuwe taken aangemaakt op basis van het documenttype.

3. Er worden meldingen over nieuwe taken verzonden.

4. De status wordt aangepast aan de fase van de workflow.

Goedkeuren

1. De workflow gaat verder naar de volgende stap.

2. Er worden meldingen over nieuwe taken verzonden.

3. De status wordt aangepast aan de fase van de workflow.

Afwijzen

1. De workflow gaat normaal gesproken terug naar een van de vorige stappen.

2. Er worden meldingen over nieuwe taken verzonden.

3. De status wordt aangepast aan de fase van de workflow.

Annuleren

1. De workflow wordt beëindigd.

2. De status wordt gewijzigd in “Cancelled“.

Voltooien

1. De workflow wordt voltooid.

2. De status wordt gewijzigd in “Complete“.

Nieuwe taak (geactiveerd door het starten van een workflow)

De gebruiker(s) ontvangen een melding in de webapp en per e-mail.

Iemand @vermelden in een document

De gebruiker(s) ontvangen een melding in de webapp en per e-mail.

De gebruiker(s) van de huidige workflowtaak een herinnering sturen

Er wordt een anonieme herinnering naar de gebruiker(s) verzonden in de webapp en per e-mail.