Wat is DocMX
Een eenvoudige alles-in-één hub om informatie en workflows te beheren, voor elke organisatie. Automatisering die tijd en middelen bespaart.
DocMX is een systeem voor informatiebeheer en workflows waarmee teams soepel en efficiënt kunnen samenwerken, met behulp van automatisering die op de achtergrond zijn werk doet. Omdat DocMX in de cloud draait, kunnen teamleden overal werken waar een internetverbinding is.
Het belangrijkste doel is zoveel mogelijk te automatiseren, zodat teamleden in het workflowproces alleen nog hoeven te controleren en goed te keuren. (De mate van automatisering hangt af van uw systeemconfiguratie.)
Eenvoudig informatiebeheer
1. GEGEVENS IN
Documenten (alle gegevens of rapporten) kunnen automatisch aan DocMX worden toegevoegd of door gebruikers worden geüpload.
Geautomatiseerd | Gebruiker |
|---|---|
Methoden
Bijv. rapporten uit interne systemen van het bedrijf of uit systemen van derden. | Methoden
|
2. GEGEVENSVASTLEGGING & TAGS
Tags kunnen automatisch worden ingevuld of door de gebruiker worden ingevoerd.
Geautomatiseerd | Gebruiker |
|---|---|
Een machine legt de tekst vast en vult de tags in. | Een gebruiker vult de tags in via de DocMX Web App of de Outlook-invoegtoepassing. |
3. WORKFLOWS & TAKEN
Zodra een document is geïndexeerd, starten de workflows en worden taken toegewezen.
Geautomatiseerd | Gebruiker |
|---|---|
Methoden
Bijv. rapporten uit interne systemen van het bedrijf of uit systemen van derden. | Methoden
|
4. GEGEVENS UIT
Zoeken
Gebruikers kunnen documenten in DocMX snel vinden met ‘Tag Search’ en ‘Global Search’.Overzicht
Managementteams krijgen via de ‘Control Centres’ een overzicht van de activiteiten. Kengetallen, statistieken en grafieken laten zien hoe verschillende entiteiten en afdelingen presteren.Audit
Auditors kunnen documenten en hun audittrails inzien om na te gaan hoe de naleving in het workflowproces wordt gewaarborgd.Moderne browserinterface
DocMX is toegankelijk via een browser en werkt daardoor op alle desktops, laptops, tablets en mobiele apparaten.Exporteren
Gegevens en rapporten kunnen in verschillende formaten worden geëxporteerd (Excel, platte bestanden, e-mails, pdf's).
Belangrijkste functies
Eenvoudige alles-in-één hub
Alle gegevens uit interne systemen van het bedrijf of uit systemen van derden worden samengebracht in DocMX. Vervolgens kan de informatie samenhangend worden geordend en weergegeven. Op basis van binnenkomende documenten worden workflows en taken aangemaakt.
Op het DocMX-dashboard zien gebruikers op één plek een overzicht van openstaande taken.
Snel zoeken
DocMX is ontworpen om gebruikers snel te laten vinden wat ze zoeken. Met zoeken op tags of globaal zoeken kunnen gebruikers precies inzoomen op de informatie die ze nodig hebben.
Samenwerken in workflows
Teamleden kunnen in DocMX samenwerken aan een specifiek document door opmerkingen en koppelingen toe te voegen, zodat het goedkeuringsproces sneller verloopt.
Naleving
Workflows zijn gebaseerd op de bedrijfsnormen, zodat alle gebruikers aan dezelfde normen voldoen.
Beveiliging
Dankzij krachtig identiteitsbeheer en toegangsbeheer kunnen teams veilig werken.