Qué es DocMX
Un centro integral y sencillo para gestionar la información y los flujos de trabajo de cualquier organización. Automatización para ahorrar tiempo y recursos.
DocMX es un sistema de gestión de la información y de flujos de trabajo que permite a los equipos colaborar de forma fluida y eficiente, con la ayuda de una automatización que funciona en segundo plano. Como DocMX está basado en la nube, los miembros del equipo pueden trabajar desde cualquier lugar con conexión a internet.
El objetivo principal es automatizar al máximo, de modo que los miembros del equipo solo tengan que revisar y aprobar en el proceso del flujo de trabajo. (Los niveles de automatización varían según la configuración de su sistema).
Gestión sencilla de la información
1. ENTRADA DE DATOS
Los documentos (cualquier dato o informe) pueden añadirse automáticamente a DocMX o ser cargados por los usuarios.
Automatizado | Usuario |
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Métodos
p. ej., informes procedentes de sistemas internos de la empresa o de terceros. | Métodos
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2. CAPTURA DE DATOS Y ETIQUETAS
Las etiquetas pueden completarse automáticamente o ser introducidas por el usuario.
Automatizado | Usuario |
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Una máquina captura el texto y completa las etiquetas. | Un usuario completa las etiquetas en la aplicación web de DocMX o en el complemento de Outlook. |
3. FLUJOS DE TRABAJO Y TAREAS
Los flujos de trabajo se inician y las tareas se asignan en cuanto se indexa un documento.
Automatizado | Usuario |
|---|---|
Métodos
p. ej., informes procedentes de sistemas internos de la empresa o de terceros. | Métodos
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4. SALIDA DE DATOS
Búsqueda
Los usuarios pueden encontrar rápidamente documentos en DocMX con ‘Tag Search’ y ‘Global Search’.Visión general
Los equipos directivos pueden obtener una visión general de las operaciones desde los ‘Control Centres’. Las métricas, estadísticas y gráficos muestran el rendimiento de las distintas entidades y departamentos.Auditoría
Los auditores pueden examinar los documentos y sus registros de auditoría para comprobar cómo se cumple la normativa en el proceso del flujo de trabajo.Interfaz moderna en el navegador
Se accede a DocMX a través de un navegador, lo que lo hace compatible con todos los ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y dispositivos móviles.Exportación
Los datos y los informes pueden exportarse en varios formatos (Excel, archivos planos, correos electrónicos, PDF).
Funciones principales
Centro integral y sencillo
Todos los datos de los sistemas internos de la empresa o de terceros se reúnen en DocMX. A continuación, la información puede organizarse y mostrarse de forma coherente. Los flujos de trabajo y las tareas se crean a partir de los documentos entrantes.
El panel de DocMX permite a los usuarios ver un resumen de las tareas pendientes desde un único lugar.
Búsqueda rápida
DocMX está diseñado para que los usuarios encuentren rápidamente lo que buscan. Las búsquedas por etiquetas o globales permiten a los usuarios llegar hasta la información que necesitan.
Flujos de trabajo colaborativos
Los miembros del equipo pueden colaborar en DocMX sobre un documento concreto, añadiendo comentarios y enlaces para agilizar el proceso de aprobación.
Cumplimiento normativo
Los flujos de trabajo se basan en los estándares de la empresa, de modo que todos los usuarios cumplen los mismos estándares.
Seguridad
Una sólida gestión de identidades y un control de permisos riguroso permiten a los equipos trabajar de forma segura.