Che cos'è DocMX
Un hub semplice e completo per gestire informazioni e flussi di lavoro in qualsiasi organizzazione, con l'automazione che fa risparmiare tempo e risorse.
DocMX è un sistema di gestione delle informazioni e dei flussi di lavoro che consente ai team di collaborare in modo fluido ed efficiente, grazie a un po' di magia dell'automazione che lavora in background. Poiché DocMX è basato sul cloud, i membri del team possono lavorare da qualsiasi luogo con una connessione a Internet.
L'obiettivo principale è automatizzare il più possibile, in modo che i membri del team debbano solo verificare e approvare nel processo del flusso di lavoro. (I livelli di automazione variano in base alla configurazione del sistema.)
Gestione semplice delle informazioni
1. DATI IN INGRESSO
I documenti (qualsiasi dato o report) possono essere aggiunti automaticamente a DocMX o caricati dagli utenti.
Automatico | Utente |
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Metodi
Ad es. report provenienti da sistemi interni dell'azienda o di terze parti. | Metodi
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2. ACQUISIZIONE DEI DATI E TAG
I tag possono essere compilati automaticamente o inseriti dall'utente.
Automatico | Utente |
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Un sistema automatico acquisisce il testo e compila i tag. | Un utente compila i tag nella DocMX Web App o nel componente aggiuntivo per Outlook. |
3. FLUSSI DI LAVORO E ATTIVITÀ
I flussi di lavoro si avviano e le attività vengono assegnate non appena un documento viene indicizzato.
Automatico | Utente |
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Metodi
Ad es. report provenienti da sistemi interni dell'azienda o di terze parti. | Metodi
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4. DATI IN USCITA
Ricerca
Gli utenti possono trovare rapidamente i documenti in DocMX con ‘Tag Search’ e ‘Global Search’.Panoramica
I team di gestione possono avere una panoramica delle operazioni dai ‘Control Centres’. Metriche, statistiche e grafici mostrano l'andamento delle diverse entità e dei diversi reparti.Audit
I revisori possono esaminare i documenti e i relativi audit trail per verificare come viene garantita la conformità nel processo del flusso di lavoro.Interfaccia moderna basata su browser
Si accede a DocMX tramite browser, il che lo rende compatibile con tutti i computer desktop, i portatili, i tablet e i dispositivi mobili.Esportazione
Dati e report possono essere esportati in vari formati (Excel, file flat, e-mail, PDF).
Funzionalità principali
Un hub semplice e completo
Tutti i dati provenienti dai sistemi interni dell'azienda o di terze parti vengono riuniti in DocMX. Le informazioni possono quindi essere organizzate e visualizzate in modo coerente. Flussi di lavoro e attività vengono creati a partire dai documenti in arrivo.
La dashboard di DocMX consente agli utenti di vedere un riepilogo delle attività in sospeso da un unico punto.
Ricerca rapida
DocMX è progettato per consentire agli utenti di trovare rapidamente ciò che cercano. Le ricerche per tag o globali permettono di arrivare in modo mirato alle informazioni desiderate.
Flussi di lavoro collaborativi
I membri del team possono collaborare in DocMX su un documento specifico, aggiungendo commenti e link per accelerare il processo di approvazione.
Conformità
I flussi di lavoro sono costruiti sugli standard aziendali, in modo che tutti gli utenti rispettino gli stessi standard.
Sicurezza
Una solida gestione delle identità e un controllo accurato delle autorizzazioni consentono ai team di lavorare in modo sicuro.