Comprendere flussi di lavoro e attività
Che cosa sono i flussi di lavoro, le attività, le attività automatizzate, i tipi di approvazione delle attività e le azioni sulle attività?
Flussi di lavoro
Un flusso di lavoro è una sequenza di attività che inizia dopo l'indicizzazione di un documento. Ogni tipo di documento ha un proprio flusso di lavoro (a meno che non siano necessari controlli).
Esempi di flussi di lavoro
Flusso di lavoro semplice
Un flusso di lavoro semplice con due fasi utente.
Flusso di lavoro automatizzato
Un flusso di lavoro che combina fasi automatizzate e fasi utente.
Attività
Attività utente e automatizzate
Le attività possono essere eseguite dagli utenti oppure in modo automatico. L'esempio di flusso di lavoro automatizzato riportato sopra mostra come un flusso di lavoro
possa essere completato senza l'intervento degli utenti, se le condizioni sono corrette.
Esempi di attività utente | Esempi di attività automatizzate |
|---|---|
|
|
Attività semiautomatizzate
Anche quando le attività sono assegnate agli utenti, DocMX può comunque offrire supporto tramite gli Assist. Non si tratta di un processo completamente automatico, ma
aiuta gli utenti a completare le attività più rapidamente.
Tipi di approvazione delle attività
Esistono tre modi per configurare un'attività utente, che determinano quando l'attività viene completata e il documento può quindi passare
alla fase successiva del flusso di lavoro.
Anyone can action
Un'attività viene assegnata a uno o più utenti, in base a uno o più
ruoli. È sufficiente l'approvazione di un solo utente.Each role must action
Un'attività viene assegnata a più ruoli. È necessaria l'approvazione di un utente
per ciascun ruolo.Everyone must action
Un'attività viene assegnata a molti utenti, in base a uno o più ruoli.
È necessaria l'approvazione di tutti gli utenti.
Ruolo Registrazione ospiti | Ruolo Responsabile del front office | Ruolo Direttore generale | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Utente 1 | Utente 2 | Utente 3 | Utente 4 | Utente 5 | Utente 6 | |
Anyone can action | ✓ | |||||
Each role must action | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Everyone must action | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Azioni sulle attività
Le azioni principali sono:
Approve
Dopo aver controllato i dettagli, l'utente può approvare e il documento passa alla fase
successiva del flusso di lavoro.Reject
L'utente può rifiutare e il documento viene rimandato a una delle fasi precedenti del
flusso di lavoro, oppure inviato altrove affinché un'altra persona lo controlli.Cancel
Il flusso di lavoro viene annullato.Hold
Il flusso di lavoro viene sospeso.
Reindirizzamento delle attività
Le attività possono essere reindirizzate tramite la funzione Out of Office.