Workflows en taken begrijpen

Workflows

Een workflow is een reeks taken die begint nadat een document is geïndexeerd. Elk documenttype heeft een eigen workflow (tenzij er geen controles nodig zijn).

Voorbeelden van workflows

Eenvoudige workflow

Een eenvoudige workflow met twee gebruikersfasen.

Geautomatiseerde workflow

Een workflow die geautomatiseerde fasen en gebruikersfasen combineert.

Taken

Gebruikerstaken en geautomatiseerde taken

Taken kunnen door gebruikers worden uitgevoerd of geautomatiseerd zijn. Het bovenstaande voorbeeld van een geautomatiseerde workflow laat zien hoe een workflow
zonder gebruikers kan worden voltooid als aan de voorwaarden is voldaan.

Voorbeelden voor gebruikers	Geautomatiseerde voorbeelden
Goedkeuren Controleer de gegevens en keur goed. Informatie aanvullen Voeg ontbrekende gegevens toe aan de tags.	Controleer de btw ten opzichte van het totaal Als deze onjuist is, wordt de workflow ter controle naar Crediteurenadministratie gestuurd. Voeg grootboekcodering toe op basis van de leverancierscode.

Semi-geautomatiseerde taken

Ook wanneer taken aan gebruikers zijn toegewezen, kan DocMX helpen met Assists. Dit is niet volledig automatisch, maar
helpt gebruikers taken sneller te voltooien.

Goedkeuringstypen voor taken

Er zijn drie manieren om een gebruikerstaak in te stellen. Deze bepalen wanneer de taak is voltooid, zodat het document kan doorgaan
naar de volgende fase van de workflow.

Anyone can action
Een taak wordt toegewezen aan een of meer gebruikers, op basis van een of meer
rollen. Er is slechts één gebruiker nodig om de taak goed te keuren.
Each role must action
Een taak wordt toegewezen aan meerdere rollen. Er is één gebruiker per rol
nodig om de taak goed te keuren.
Everyone must action
Een taak wordt toegewezen aan veel gebruikers, op basis van een of meer rollen.
Alle gebruikers moeten de taak goedkeuren.

	Rol Gastregistratie		Rol Front Office Manager		Rol General Manager
	Gebruiker 1	Gebruiker 2	Gebruiker 3	Gebruiker 4	Gebruiker 5	Gebruiker 6
Anyone can action		✓
Each role must action	✓			✓	✓
Everyone must action	✓	✓	✓	✓	✓	✓

Taakacties

De belangrijkste acties zijn:

Approve
Na controle van de gegevens kan een gebruiker goedkeuren en gaat het document naar de volgende
fase in de workflow.
Reject
Een gebruiker kan afwijzen, waarna het document wordt teruggestuurd naar een van de vorige fasen in
de workflow of ergens anders naartoe wordt gestuurd zodat iemand anders het kan controleren.
Cancel
De workflow wordt geannuleerd.
Hold
De workflow wordt in de wacht gezet.

Taken omleiden

Taken kunnen worden omgeleid met de functie Out of Office.