了解您的操作

將文件新增至您的收件匣

1. 若文件尚非 PDF 格式，系統會將其轉換為 PDF 格式。

2. 文件會保留在您的收件匣中，直到您為其建立索引或將其刪除為止。

3. 在建立索引之前，您可以在收件匣中編輯文件。

為文件建立索引

1. 文件會新增至 DocMX 系統。

2. 文件會依文件類型進行分類。

3. 系統會新增標籤（即依據文件類型而定的重要資料）。
   例如：日期、發票
   總額。

4. 文件會依據文件類型和標籤移至對應的位置。

5. 工作流程隨即啟動（若該文件類型設有工作流程）。

變更文件類型

1. 文件會改歸類至其他文件類型。

2. 先前的所有標籤都會被移除。

3. 系統會依據新的文件類型新增標籤。

4. 文件會依據新的文件類型和中繼資料
   標籤移至對應的位置。

   注意：工作流程需要重新啟動

連結文件

1. 兩份文件上都會放置錨點。

2. 點選其中一個錨點，即可顯示另一份文件上對應錨點的位置。

提交

1. 表單會新增至 DocMX 系統。

2. 表單會依文件類型進行分類。

3. 系統會新增標籤（即依據文件類型而定的重要資料）。
   例如：日期、發票
   總額。

4. 表單會依據文件類型和標籤移至對應的位置。

5. 工作流程隨即啟動（若該文件類型設有工作流程）。

啟動工作流程

1. 若為重新啟動工作流程，先前工作流程中的所有任務都會被移除。

2. 系統會依據文件類型建立新任務。

3. 系統會傳送新任務通知。

4. 狀態會隨之變更，以反映工作流程的階段。

核准

1. 工作流程會前進至下一個步驟。

2. 系統會傳送新任務通知。

3. 狀態會隨之變更，以反映工作流程的階段。

退回

1. 工作流程通常會退回至先前的某個步驟。

2. 系統會傳送新任務通知。

3. 狀態會隨之變更，以反映工作流程的階段。

取消

1. 工作流程會被終止。

2. 狀態會變更為「Cancelled」。

完成

1. 工作流程即告完成。

2. 狀態會變更為「Complete」。

新任務（由啟動工作流程觸發）

使用者會在網頁應用程式中及透過電子郵件收到通知。

在文件中 @提及某人

使用者會在網頁應用程式中及透過電子郵件收到通知。

提醒目前工作流程任務的使用者

系統會在網頁應用程式中及透過電子郵件，向使用者傳送匿名提醒。