Documentos (añadir/indexar)

Indexar un documento es un proceso sencillo: se añade a la Intray, se selecciona el tipo de documento correcto y se añaden etiquetas.

My Intray

La Intray es el lugar donde se añaden los documentos antes de indexarlos. Los documentos PDF también pueden combinarse o dividirse desde la bandeja.

Diseño de la Intray

1. My Intray
   Haga clic en este icono del menú de navegación izquierdo para ver su Intray.

2. General Dropzone
   Suelte aquí los archivos para añadir documentos a su Intray.

3. Menú de la Intray

4. Other Intrays
   Haga clic en este icono para ver las Intrays de otros usuarios. (Solo disponible si tiene permiso)

General Dropzone

Cómo soltar un archivo en la Dropzone
Abra una carpeta en su PC u ordenador portátil y arrastre un archivo a la Dropzone.
También puede arrastrar correos electrónicos desde los clientes de correo.

Tipos de archivo válidos
AVI, BMP, CSV, DMD, DMF, DMM, DO, DOC, DOCX, EML, GIF, JPG, JPEG, MD, MPG, MSG, MOV, MP4, M4A, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX

Menú de la Intray

1. My Dropzones
   Utilice Dropzones personales si indexa con regularidad.
   Indexar desde My Dropzones

2. Web page to Intray
   Convierte una página web en un archivo PDF y lo añade a su Intray.

3. Upload Files
   Es un método alternativo a la Dropzone para subir archivos.

4. Refresh
   Actualiza el contenido de su Intray.

5. Thumbnail Size
   Permite cambiar el tamaño de la vista previa en miniatura de los elementos de su Intray.

Otras funciones de la Intray

Los documentos añadidos a la Intray se muestran como vistas previas en miniatura. Al hacer clic en una miniatura, puede indexar el documento. Al hacer clic con el botón derecho en una miniatura, dispone de estas opciones:

• Create folder
  Las carpetas son útiles para mantener ordenada su Intray.

• Send to
  Los documentos pueden enviarse a otros usuarios o entidades.

• Editar/combinar/dividir/girar/cambiar el nombre de documentos
  Cómo editar documentos de la Intray

• Delete

Cómo indexar un documento

Indexar desde My Intray

1. Añadir un documento a la Intray
   (a) Arrastre el documento desde su PC u ordenador portátil y suéltelo en la General Dropzone
   o
   (b) Utilice la opción Upload File (en el menú de la Intray)
   El documento aparecerá en la General Dropzone como vista previa en miniatura.

2. Abrir el documento
   (a) Haga doble clic en la vista previa en miniatura del documento
   o
   (b) Haga clic con el botón derecho en la miniatura y seleccione “Index Document”.

3. Seleccionar el tipo de documento
   Después de seleccionar el tipo de documento, aparecerán sus etiquetas.

4. Etiquetar e indexar
   Complete las etiquetas y haga clic en el botón “Index”. El documento se indexará y se eliminará de su Intray.

Indexar desde My Dropzones

1. Ir a My Dropzones
   Consulte la opción de menú My Dropzones

2. Añadir una zona (si es necesario)
   Haga clic en el botón “Add Zone” y seleccione el tipo de documento. Se creará en My Dropzones un recuadro con el nombre del tipo de documento.

3. Soltar el documento en la zona
   Arrastre el documento desde su PC u ordenador portátil y suéltelo sobre el recuadro del tipo de documento. El documento aparecerá en el área “Files to upload”.

4. Procesar los archivos
   Haga clic en el botón “Process Files” y el archivo se abrirá con el tipo de documento y los campos de etiqueta correctos.

5. Etiquetar e indexar
   Complete las etiquetas y haga clic en el botón “Index”.

Cómo editar documentos de la Intray

Antes de indexar un documento, puede editarlo de varias formas en la Intray.

Editar un documento PDF

1. Seleccionar el documento
   Haga clic con el botón izquierdo en un documento PDF.

2. Editar
   Haga clic con el botón derecho y seleccione “Edit”.

Opciones de edición

1. Eliminar una sola página.

2. Copiar una sola página.

3. Girar una sola página a la izquierda.

4. Girar una sola página a la derecha.

5. Opciones para girar y eliminar todas las páginas del documento.

6. Añadir un documento nuevo.

7. Arrastrar una sola página de un documento a otro.

Combinar documentos PDF

1. Seleccionar los documentos
   Seleccione dos o más documentos PDF que desee combinar.
   (a) Haga clic con el botón izquierdo en un documento y, después, haga clic con el botón izquierdo mientras pulsa Ctrl (Cmd en Mac) para seleccionar más.
   o
   (b) Haga clic con el botón izquierdo en un documento, mantenga pulsada la tecla Shift y haga clic con el botón izquierdo en otro para seleccionar una secuencia de documentos.

2. Combinar
   Haga clic con el botón derecho y seleccione “Merge”.

Dividir un documento PDF

1. Seleccionar el documento
   Haga clic con el botón izquierdo en un documento PDF de varias páginas.

2. Dividir
   Haga clic con el botón derecho y seleccione “Split into single pages”.
   Se crearán nuevos documentos PDF de una sola página.

Girar un documento PDF

1. Seleccionar el documento
   Haga clic con el botón izquierdo en un documento PDF.

2. Girar
   Haga clic con el botón derecho y seleccione “Rotate Left” o “Rotate Right”.

Cambiar el nombre

1. Seleccionar el documento
   Haga clic con el botón izquierdo en un documento PDF.

2. Cambiar el nombre
   Haga clic con el botón derecho y seleccione “Rename”.