Dokumente (hinzufügen/indexieren)

Das Indexieren eines Dokuments ist ganz einfach: Sie fügen es dem Intray hinzu, wählen den richtigen Dokumenttyp aus und vergeben Tags.

My Intray

Im Intray werden Dokumente vor der Indexierung abgelegt. PDF-Dokumente können dort außerdem zusammengeführt oder geteilt werden.

Aufbau des Intrays

1. My Intray
   Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf dieses Symbol, um Ihr Intray anzuzeigen.

2. General Dropzone
   Legen Sie hier Dateien ab, um Ihrem Intray Dokumente hinzuzufügen.

3. Intray-Menü

4. Other Intrays
   Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Intrays anderer Benutzer anzuzeigen. (Nur verfügbar, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben.)

General Dropzone

So legen Sie eine Datei in der Dropzone ab
Öffnen Sie einen Ordner auf Ihrem PC/Laptop und ziehen Sie eine Datei in die Dropzone.
E-Mails können auch direkt aus E-Mail-Programmen gezogen werden.

Zulässige Dateitypen
AVI, BMP, CSV, DMD, DMF, DMM, DO, DOC, DOCX, EML, GIF, JPG, JPEG, MD, MPG, MSG, MOV, MP4, M4A, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX

Intray-Menü

1. My Dropzones
   Verwenden Sie persönliche Dropzones, wenn Sie regelmäßig indexieren.
   Über My Dropzones indexieren

2. Web page to Intray
   Hiermit wird eine Webseite in eine PDF-Datei umgewandelt und Ihrem Intray hinzugefügt.

3. Upload Files
   Dies ist eine alternative Möglichkeit, Dateien ohne die Dropzone hochzuladen.

4. Refresh
   Aktualisiert den Inhalt Ihres Intrays.

5. Thumbnail Size
   Hiermit ändern Sie die Größe der Miniaturvorschau der Elemente in Ihrem Intray.

Weitere Funktionen des Intrays

Dem Intray hinzugefügte Dokumente werden als Miniaturvorschau angezeigt. Durch Klicken auf eine Miniatur können Sie das Dokument indexieren. Mit einem Rechtsklick auf eine Miniatur stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Create folder
  Mit Ordnern können Sie Ihr Intray übersichtlich halten.

• Send to
  Dokumente können an andere Benutzer oder Einheiten gesendet werden.

• Dokumente bearbeiten/zusammenführen/teilen/drehen/umbenennen
  So bearbeiten Sie Dokumente im Intray

• Delete

So indexieren Sie ein Dokument

Über My Intray indexieren

1. Dokument zum Intray hinzufügen
   (a) Ziehen Sie das Dokument von Ihrem Laptop/PC in die General Dropzone
   oder
   (b) verwenden Sie die Option Upload File (im Intray-Menü).
   Das Dokument wird in der General Dropzone als Miniaturvorschau angezeigt.

2. Dokument öffnen
   (a) Doppelklicken Sie auf die Miniaturvorschau des Dokuments
   oder
   (b) klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Miniatur und wählen Sie „Index Document“.

3. Dokumenttyp auswählen
   Nach der Auswahl des Dokumenttyps werden die zugehörigen Tags angezeigt.

4. Taggen & indexieren
   Füllen Sie die Tags aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Index“. Das Dokument wird indexiert und aus Ihrem Intray entfernt.

Über My Dropzones indexieren

1. Zu My Dropzones navigieren
   Siehe Menüpunkt My Dropzones

2. Zone hinzufügen (falls erforderlich)
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add Zone“ und wählen Sie den Dokumenttyp aus. In My Dropzones wird ein Feld mit dem Namen des Dokumenttyps erstellt.

3. Dokument in der Zone ablegen
   Ziehen Sie das Dokument von Ihrem Laptop/PC auf das Feld des Dokumenttyps. Das Dokument wird im Bereich „Files to upload“ angezeigt.

4. Dateien verarbeiten
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Process Files“. Die Datei wird mit dem richtigen Dokumenttyp und den passenden Tag-Feldern geöffnet.

5. Taggen & indexieren
   Füllen Sie die Tags aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Index“.

So bearbeiten Sie Dokumente im Intray

Vor der Indexierung können Sie Dokumente im Intray bearbeiten.

PDF-Dokument bearbeiten

1. Dokument auswählen
   Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein PDF-Dokument.

2. Bearbeiten
   Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Edit“.

Bearbeitungsoptionen

1. Einzelne Seite löschen.

2. Einzelne Seite kopieren.

3. Einzelne Seite nach links drehen.

4. Einzelne Seite nach rechts drehen.

5. Optionen zum Drehen und Löschen aller Seiten des Dokuments.

6. Neues Dokument hinzufügen.

7. Einzelne Seite von einem Dokument in ein anderes ziehen.

PDF-Dokumente zusammenführen

1. Dokumente auswählen
   Wählen Sie zwei oder mehr PDF-Dokumente aus, die Sie zusammenführen möchten.
   (a) Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein Dokument und anschließend mit gedrückter Strg-Taste (Cmd auf dem Mac) auf weitere Dokumente
   oder
   (b) klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein Dokument, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie dann auf ein anderes, um eine Reihe von Dokumenten auszuwählen.

2. Zusammenführen
   Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Merge“.

PDF-Dokument teilen

1. Dokument auswählen
   Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein mehrseitiges PDF-Dokument.

2. Teilen
   Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Split into single pages“.
   Dadurch werden neue einseitige PDF-Dokumente erstellt.

PDF-Dokument drehen

1. Dokument auswählen
   Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein PDF-Dokument.

2. Drehen
   Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Rotate Left“ oder „Rotate Right“.

Umbenennen

1. Dokument auswählen
   Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein PDF-Dokument.

2. Umbenennen
   Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Rename“.